ปรับระบบดิจิทัลให้มีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกัน

การขาดการสื่อสารสามารถทำลายหลายสิ่งหลายอย่างได้ ตั้งแต่ความสัมพันธ์ไปจนถึงผลกำไร การตีความผิดและเงียบเฉยสามารถทำให้มนุษย์สูญเสียทุกอย่างในชีวิต และที่น่าหงุดหงิดเพราะความพลิกแพลงของมัน

 

โครงการด้านไอทีที่ล้มเหลวทำให้บริษัทที่ใหญ่ที่สุด 500 แห่งของโลกขาดทุนถึง 14 พันล้านเหรียญสหรัฐต่อปีสำหรับ และทุกอย่างเกิดจากปัญหาการสื่อสารที่ไม่ดีพอ การแก้ปัญหาคือการทำให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกัน องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการทำให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันได้ก็ต่อเมื่อมีโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่เหมาะสม เช่น ระบบข้อมูลและกลยุทธ์ด้านการจัดการข้อมูลที่ทำงานเพื่อสนับสนุนเป้าหมายขององค์กร

 

หากคุณต้องการทำให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายธุรกิจในวงกว้าง ฝ่ายจัดซื้อจะต้องความชัดเจนในเรื่องเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของธุรกิจ เมื่อเป้าหมายแบบองค์รวมมีความชัดเจนขึ้น ต่อจากนั้นก็ถึงเวลาที่จะต้องจัดหาโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนเป้าหมายเหล่านั้น แต่จำไว้ว่าโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลนี้รวมถึงฝ่ายจัดซื้อด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือฝ่ายจัดซื้อต้องไม่ลืมตัวเอง

 

แดชบอร์ดสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แพลตฟอร์มประมูลอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ประมูลแบบย้อนกลับ  ฝ่ายจัดซื้อมีเครื่องมือและทรัพยากรดิจิทัลมากมายเหลือเฟือ หากองค์กรต้องการทำให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันสำเร็จ  ฝ่ายจัดซื้อจะต้องมีความสอดคล้องกับธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดสูงสุด แต่จะทำอย่างไร

 

ความล้มเหลวในการสื่อสาร

เป้าหมายของฝ่ายจัดซื้อก็คือนำเงิน 14 พันล้านเหรียญสหรัฐจากโครงการที่ล้มเหลวกลับคืนมา ซึ่งเราต้องมีการปรับปรุงในหลายๆ ส่วน ขยะไอทีจำนวนมากเกิดจากการที่ฝั่งธุรกิจ ฝ่ายจัดซื้อ และผู้ค้าสื่อสารกันไม่ดี ซึ่งสิ่งนี้สามารถนำไปสู่การตัดสินด้านความต้องการที่ผิดพลาดและจัดซื้อโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่ให้มูลค่าเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อย

 

แต่โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่ล้มเหลวอาจเป็นผลมาจากการสื่อสารกับทีมงานไม่ดี หากพวกเขาไม่เข้าใจว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง พวกเขาจะไม่ใช้เวลาในการฝึกอบรมและเรียนรู้วิธีการใช้ระบบใหม่หรือปฏิบัติตามข้อกำหนดทางด้านดิจิทัลใหม่ๆ

 

ด้วยการคำนึงถึงเรื่องของการสื่อสาร  หัวหน้าผู้บริหารฝ่ายสารสนเทศ (ซีไอโอ) จะต้องมี 4 ขั้นตอนในการทำให้ฝ่ายไอทีและฝ่ายจัดซื้อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ได้แก่

 

* ปรับเทคโนโลยีให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ: ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ด้านการจัดซื้อและการเงินให้ดีขึ้น คุณต้องการที่จะตระหนักถึงความท้าทายทางเทคโนโลยีที่สำคัญที่กลุ่มเหล่านี้เผชิญ สิ่งที่ความสำคัญเป็นพิเศษก็คือต้องจำไว้ว่าเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าอยู่ตลอดเวลา ปัญหาที่อาจไม่มีทางแก้ไขเมื่อหกเดือนก่อนอาจได้รับการแก้ไขโดยผู้เล่นรายใหม่ที่เข้าสู่ตลาด

 

* มีเป้าหมายทางธุรกิจร่วมกัน:  จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดหวังจากมุมมองด้านเทคโนโลยี อย่ายอมให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันกลายเป็นส่วนหนึ่งของขยะไอที

 

 * ใช้ความรู้ในการแสวงหาทางออกที่ดีที่สุด: ทางออกที่ดีที่สุดจากมุมมองทางเทคโนโลยีอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดจากมุมมองของฝ่ายจัดซื้อ การต่อรองและการเจรจามีความสำคัญต่อการหาข้อกำหนดที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการเชิญเข้าร่วมประกวดราคา

 

* สร้างระบบนิเวศที่กว้างขึ้น: หลีกเลี่ยงเทคโนโลยีแบบไซโลและหันไปมุ่งเน้นเทคโนโลยีเสริม และทำงานร่วมกันได้เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาแบบเบ็ดเสร็จได้

 

การทำให้ระบบดิจิทัลมีความสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันสามารถทำได้ด้วยสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว

ซีไอโอ แนะนำว่าขั้นตอนข้างต้นจำเป็นต้องอาศัยหัวหน้าผู้บริหารด้านไอที  (ซีไอโอ) เพื่อดำเนินการที่เหมาะสม แต่เราคิดว่า หัวหน้าผู้บริหารด้านการจัดซื้อ (ซีพีโอ) สามารถใช้ความคิดริเริ่มและทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการทำให้ระบบจัดซื้อแบบดิจิทัลกระจายไปหน่วยธุรกิจต่างๆ อย่างทั่วถึง

 

ที่มา: https://procurementandsupply.com/2020/05/digital-alignment-the-what-and-the-how/