ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีโพรเคียวเมนต์ (eProcurement) ให้ประโยชน์มากมายแก่องค์กรที่ต้องการทำให้กระบวนการด้านการจัดซื้อจัดจ้างของตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายทั่วทั้งองค์กรได้ดีขึ้น หรือปรับปรุงการจัดการซัพพลายเออร์
จากการสำรวจของซัพพลายเชนดิจิตอล (supplychain digital) เมื่อเร็วๆ นี้ ซึ่งได้สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้าง 200 รายเพื่อทำความเข้าใจว่าอีโพรเคียวเมนต์มีประโยชน์ต่อองค์กรของพวกเขาอย่างไร ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้มีความกระจ่างชัด และแสดงให้เห็นว่าไม่ใช่เพียงแค่ทีมจัดซื้อที่ได้รับประโยชน์จากกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางดิจิตอลเท่านั้น แต่ยังส่งผลดีต่อธุรกิจเป็นวงกว้างอีกด้วย
ต่อไปนี้เป็นผลประโยชน์ 5 อันดับแรกที่ผู้ตอบแบบสำรวจระบุว่ากำลังสร้างผลกระทบที่สำคัญต่อองค์กรของพวกเขา
- ขจัดกระบวนการทำงานด้วยมือที่ล่าช้าและลำบาก
พิจารณาอย่างรอบคอบจากการทำงานของฝ่ายการเงิน การออกใบแจ้งหนี้ให้ซัพพลายเออร์ด้วยมือเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการใส่หมายเลขใบสั่งซื้อ หรือ VAT ผิด ค่าทางการเงินที่ไม่ถูกต้องและรายการสินค้าที่ไม่สอดคล้องกันมักเกิดขึ้นบ่อยๆ การป้อนข้อมูลและแก้ไขปัญหาต่างๆ อาจทำให้กระบวนการและการชำระเงินใบแจ้งหนี้เหล่านี้ช้าลง ร้อยละ 44 ของผู้ตอบแบบสอบถามกำลังใช้ระบบการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อทำงานเหล่านี้เป็นโดยอัตโนมัติและลดการป้อนข้อมูลด้วยมือจากกระบวนการนี้
- หาซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ
ประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงโดยใช้ระบบอีซอร์ซิง (eSourcing) เพื่อหาซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ นอกจากนี้ผู้ตอบแบบสำรวจร้อยละ 43 ต่างเห็นระบบอีซอร์ซิงถือเป็นประโยชน์สำคัญของระบบอีโพรเคียวเมนต์
ด้วยความสามารถทั้งในการซื้อขาย และประมูลแบบออนไลน์ ระบบอีซอร์ซิงก่อให้เกิดมูลค่าที่ดีที่สุด และช่วยให้ผลลัพธ์ของการจัดหาเชิงกลยุทธ์ออกมาดีที่สุด กระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ช่วยขจัดปัญหาเรื่องกระดาษ เวลาในการทำงาน และค่าโสหุ้ยเองจากการเจรจากับซัพพลายเออร์ ความเสี่ยงลดลงเนื่องจากซัพพลายเออร์เพียงรายเดียวที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่ระบุไว้ในช่วงเริ่มต้นกระบวนการ ซึ่งจะสามารถซื้อขายได้
- วางกลยุทธ์ด้านการจัดซื้อได้ดีขึ้น
ผู้ตอบแบบสำรวจร้อยละ 40 ได้หาทางใช้ระบบอีโพรเคียวเมนต์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรใช้อยู่เพื่อช่วยปรับปรุงกลยุทธ์ด้านการจัดซื้อของพวกเขา ซึ่งจะทำให้เห็นภาพได้ชัดเจนว่ามีการใช้จ่ายอะไรไปบ้าง โดยใคร เพราะอะไร ซึ่งถือเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ทีมงานฝ่ายจัดซื้อเข้าใจถึงความต้องการในการจัดหาขององค์กรทั้งในปัจจุบันและอนาคตได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้เล็งเห็นโอกาสและการประหยัดค่าใช้จ่ายจากการจัดหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย
- สั่งซื้อและจัดส่งสินค้าได้เร็วขึ้น
ช่วยเร่งการจัดซื้อ และส่งสินค้าให้เร็วขึ้น โดยทำให้ขั้นตอนการอนุมัติการสั่งซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ตอบแบบสอบถามร้อยละ 40 ถือเป็นผลประโยชน์ที่สำคัญของระบบอีโพรเคียวเมนต์ ด้วยความสามารถในการอนุมัติผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์อีโพรเคียวเมนต์จะช่วยให้ทั้งผู้ใช้และผู้อนุมัติสามารถติดต่อถึงกันได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลารอการอนุมัติ หรือจัดเตรียมเอกสารต่างๆ
- เห็นการใช้จ่าย
การมองเห็นค่าใช้จ่ายได้ทั่วทั้งองค์กรช่วยให้การจัดทำงบประมาณ และการบริหารเงินสดย่อยมีความถูกต้องแม่นยำเพิ่มขึ้น ซึ่งผู้ตอบแบบสอบถามร้อยละ 40 ต่างเห็นตรงกันว่านี่คืออีกประโยชน์หลักของระบบอีโพรเคียวเมนต์ การมองเห็นการใช้จ่ายไม่ใช่เรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีประเภทการใช้จ่ายทางอ้อมที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม ระบบอีโพรเคียวเมนต์ช่วยให้สามารถติดตาม และเฝ้าดูการใช้จ่ายได้ทั่วทั้งองค์กร และพร้อมใช้งานได้แบบเรียลไทม์เพียงแค่กดปุ่ม ซึ่งส่งผลให้องค์กรสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายและกระแสเงินสดได้ดีขึ้น รวมทั้งสามารถแยกแยะส่วนที่ช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และช่วยให้การจัดทำงบประมาณมีความถูกต้องมากขึ้น
การวิจัยของซัพพลายเชนดิจิตอลแสดงให้เห็นว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อมีการจัดลำดับความสำคัญในการใช้ซอฟต์แวร์อีโพรเคียวเมนต์ต่างกัน สำหรับบางส่วนการประหยัดค่าใช้จ่าย และการควบคุมค่าใช้จ่ายถือเป็นเรื่องสำคัญ ในขณะที่คนอื่นๆ การปรับปรุงวิธีที่การจัดหาซัพพลายเออร์ หรือการกำจัดขั้นตอนการป้อนข้อมูลด้วยมือมีความสำคัญมากกว่า แต่ไม่ว่าเป้าหมายจะอยู่ตรงไหน แค่โมดูลของระบบอีโพรเคียวเมนต์แต่ละโมดูลก็สามารถช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถตอบสนองความท้าทายของพวกเขาได้ ในขณะที่พวกเขายังสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ที่ให้มาเต็มรูปแบบเพื่อให้องค์กรได้รับประโยชน์เพิ่มมากขึ้น