eProcurement จำเป็นอย่างไร

ในปัจจุบันได้มีการกล่าวถึงการทำ eProcurement หรือการจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์กันอย่างมาก ทั้งในภาครัฐและภาคเอกชน โดยทางภาครัฐได้มอง eProcurement เป็นส่วนหนึ่งของการก้าวไปสู่ยุค eGovernment และในภาคเอกชนเอง ก็ได้เล็งเห็นถึงประโยชน์ในการใช้งานอย่างมาก

ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือที่รู้จักกันว่า eProcurement ได้นำเอาเทคโนโลยีด้านอินเทอร์เน็ตมาใช้ ในกระบวนการจัดซื้อของวงจรห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ตราบเท่าที่การดำเนินธุรกิจยังต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการ และบริหารการเงิน ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการแล้วล่ะก็ eProcurement นับเป็นสิ่งจำเป็นทีเดียว ที่จะทำให้เราบรรลุจุดประสงค์เหล่านั้นได้

กระบวนการของ eProcurement

  • สรรหาผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
  • ติดต่อขอใบเสนอราคา
  • ตรวจสอบงบประมาณ/ขออนุมัติในการสั่งซื้อ
  • ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
  • ระบุจำนวนและกำหนดระยะเวลาส่งมอบ
  • การจัดส่งสินค้า
  • การออกใบเรียกเก็บเงิน และ
  • การวิเคราะห์บริหารจัดการข้อมูลการจัดซื้อ


eProcurement หรือ Electronics Procurement ก็คือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ดำเนินการ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นระบบที่ผสานการทำงานระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย โดยโซลูชั่นนี้ ยังสามารถให้ข้อมูลที่สำคัญ และช่วยให้ท่านสามารถบริหารการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า และบริการได้ดียิ่งขึ้น ทั้งนี้ความสามารถของ eProcurement นั้นโดยทั่วไปแล้ว ก็จะเริ่มจากการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการออนไลน์แบบง่ายๆ จนไปถึงสามารถต่อเชื่อมไปยังตลาดซื้อขายแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งระบบ โดยจะมีวิวัฒนาการเป็นขั้นๆ ดังต่อไปนี้

  1. ระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน (Internal Buy-Side System)
    ในขั้นตอนนี้แผนกจัดซึ้อจะทำกิจกรรมด้านการจัดซื้อแบบออนไลน์ โดยผู้ซื้อสามารถค้นหาสินค้าจากบัญชีสินค้ารวมแบบออนไลน์ ซึ่งรวบรวมจากหลากหลายบริษัท และหลายผู้ผลิต และทำการจัดซื้อสินค้าผ่านทางเว็บ ซึ่งในขั้นตอนนี้นับเป็นรากฐานสำคัญ ในการขยายการทำงานของการดำเนินการด้าน eProcurement ต่อไป
  2. ระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง (Direct Purchasing System)
    สำหรับขั้นตอนที่สองนี้ องค์กรของท่านและผู้ขายได้มีการต่อเชื่อมกันอย่างใกล้ชิด ซึ่งทำให้สามารถย่นและลดเวลาในด้านการเตรียมเอกสารเบื้องต้น และการขึ้นบัญชีผู้ค้า โดยยังสามารถแบ่งปันข้อมูลต่างๆ กับผู้ขายผ่านทางเว็บได้อีกด้วย ซึ่งจะสามารถย่นเวลาในการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเครดิต การตรวจสอบที่อยู่ที่จะทำ การจัดส่งและกระบวนการอื่นๆ
  3. การทำงานร่วมกัน (Collaboration)
    ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ บริษัทจะทำการต่อเชื่อมระบบการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร เข้ากับระบบของผู้ขายผ่านทางโครงข่ายคู่ค้าภายนอก (Partner Extranet) ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีความปลอดภัยสูง ผ่านทางโครงข่ายอินเทอร์เน็ตสาธารณะ เมื่อไรก็ตามที่ต้องการสินค้าหรือบริการ ระบบนี้ก็สามารถทำงานตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างอัตโนมัติ ตั้งแต่ตรวจสอบว่ามีสินค้าเพียงพอหรือไม่ จัดตารางการจัดส่งสินค้า และดำเนินการชำระค่าสินค้าและบริการ ทั้งนี้ระบบ eMarketplace สามารถต่อเชื่อมเข้า กับผู้ค้าหลายๆราย ได้ในเวลาเดียวกัน โดยอาศัยมาตรฐานกลางของระบบจัดซื้อจัดจ้าง 

ประโยชน์ของ eProcurement

ประโยชน์จากระบบ eProcurement สามารถช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายได้ ทั้งทางตรงและทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นราคาของวัตถุดิบ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในกระบวนการผลิตที่ลดลง นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างได้ โดยเป็นผลจากการจัดการในการเลือก ผู้ผลิต ผู้จำหน่ายสินค้า และบริการ ที่ให้สินค้าคุณภาพดี และราคาเป็นที่น่าพอใจ และการลดต้นทุนจากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ของเจ้าหน้าที่ในแผนกจัดซื้อ ซึ่งรวมไปถึงการลดกระบวนการที่อาศัยระบบเอกสารที่เป็นกระดาษออกไป ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้ว eProcurement สามารถช่วยท่านประหยัด ได้ประมาณ 15-35 เปอร์เซ็นต์ โดยขึ้นอยู่กับระดับของการใช้งาน ทางด้านระบบบัญชี และระบบรายงานนั้น ก็สามารถตรวจสอบ และติดตามการสั่งซื้อสินค้าและบริการต่างๆ ได้แบบออนไลน์ ซึ่งช่วยให้มีความถูกต้องมากกว่าการทำงานในอดีต ที่อาจเกิดความผิดพลาดจากการใช้ระบบเอกสารได้ และที่สำคัญที่สุดก็คือ ความสะดวกรวดเร็ว

การวัดความสำเร็จในการทำ eProcurement

การวัดผลนั้นก็เหมือนกับการวัดความสำเร็จของแผนกจัดซื้อ  ในอดีตที่ผ่านมา ซึ่งโดยมากก็จะเป็นการวัดความสามารถที่จะได้สินค้าและบริการที่มีคุณภาพดี ราคาที่เหมาะสม และการจัดส่งสินค้าที่ตรงเวลา ตลอดจนลดจำนวนในการส่งคืนสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ และในทางอ้อม ก็สามารถดูได้จาก ค่าจัดเก็บสินค้า ค่าวัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายในการส่งสินค้าโดย eProcurement สามารถมีส่วนทั้งในทางตรงและทางอ้อม การตรวจสอบและวัดผลกิจกรรมด้านการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นสิ่งจำเป็นที่จะบ่งชี้จุดที่เป็นปัญหา และจุดที่เป็นผลสำเร็จ โดยระบบ eProcurement สามารถบอกได้ว่า บริษัทกำลังทำงานได้อย่างถูกต้องหรือไม่ ซึ่งอยากจะให้มองระบบออนไลน์นี้ เป็นเสมือนเครื่องมือที่จะช่วยในการระบุกิจกรรมที่จะตรวจสอบและทำการแก้ไข

eProcurement สามารถช่วยให้องค์กร จัดการรายระบบจัดซื้อ ลดต้นทุน วิเคราะห์ ข้อมูลการจัดซื้อ และกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งในระหว่างการดำเนินการ และใช้งานโซลูชันด้าน eProcurement นั้น ท่านต้องเตรียมพร้อมในการจัดการสำหรับความเปลี่ยนแปลงในด้านกลยุทธ์ กระบวนการ บุคลากร และเทคโนโลยี โดยที่ความสำเร็จในการทำ eProcurement นี้จะส่งผลโดยตรงต่อธุรกิจโดยภาพรวม ด้วยผลลัพท์ทางด้านบวกในทุกๆ ด้าน ที่เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ เช่น การลดต้นทุน และผลกำไรที่สูงขึ้นเป็นต้น