แผนกจัดซื้อ คืออะไร? รู้จักหน้าที่และ 10 ภารกิจสำคัญของฝ่ายจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อ (Procurement) คือหน่วยงานที่รับผิดชอบการจัดหาสินค้า วัตถุดิบ และบริการที่องค์กรต้องใช้ โดยครอบคลุมตั้งแต่การรวบรวมความต้องการ วางแผนการจัดซื้อ คัดเลือกและเปรียบเทียบผู้ขาย เจรจาเงื่อนไข ดำเนินการสั่งซื้อ ติดตามการส่งมอบ ไปจนถึงการประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ เพื่อให้องค์กรได้รับสินค้าและบริการที่เหมาะสมทั้งด้านคุณภาพ ต้นทุน และระยะเวลา

 

แผนกจัดซื้อ (Procurement) มีบทบาทอย่างไรในองค์กร?

แผนกจัดซื้อ เป็นหนึ่งในหน่วยงานสำคัญขององค์กรทั้งในธุรกิจการผลิตและบริการ เพราะทำหน้าที่เชื่อมโยงความต้องการภายในองค์กรเข้ากับสินค้า บริการ และซัพพลายเออร์ภายนอก เพื่อให้องค์กรมีทรัพยากรที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจอย่างเพียงพอและเหมาะสม

 

การบริหารงานจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันขององค์กร ทั้งด้านการควบคุมต้นทุน การรักษาคุณภาพ การสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินงาน และการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า

 

ในมุมของการบริหาร Supply Chain งานจัดซื้อยังเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Source ภายใต้กรอบแนวคิด Supply Chain Operations Reference Model (SCOR) ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่างานจัดซื้อเป็นส่วนสำคัญของการบริหารห่วงโซ่อุปทานโดยรวม

 

แผนกจัดซื้อมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร?

แผนกจัดซื้อมีบทบาทมากกว่าการจัดหาสินค้าหรือบริการให้เพียงพอต่อความต้องการ เพราะการตัดสินใจด้านการจัดซื้อส่งผลโดยตรงต่อ ต้นทุน ความต่อเนื่องของธุรกิจ คุณภาพสินค้าและบริการ ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

1. ช่วยบริหารและควบคุมต้นทุนขององค์กร (Cost Management)

แผนกจัดซื้อมีส่วนสำคัญในการควบคุมต้นทุน ตั้งแต่การวางแผนความต้องการ เปรียบเทียบราคา เจรจาเงื่อนไข และเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม โดยไม่ควรพิจารณาเพียงราคาซื้อ แต่ควรมองถึง ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership: TCO) เพื่อเพิ่มความคุ้มค่าให้กับองค์กรในระยะยาว

2. สร้างความต่อเนื่องให้กับธุรกิจ (Supply Continuity)

หากวัตถุดิบ สินค้า หรือบริการที่สำคัญไม่สามารถจัดหาได้ตามกำหนด อาจกระทบต่อการผลิตและการให้บริการ แผนกจัดซื้อจึงมีบทบาทในการวางแผนแหล่งจัดหาและบริหารความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ เพื่อให้องค์กรสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นได้อย่างต่อเนื่อง

3. ควบคุมคุณภาพสินค้าและบริการ (Quality)

งานจัดซื้อไม่ได้มุ่งเพียงการได้สินค้าในราคาที่เหมาะสม แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพและมาตรฐานขององค์กรด้วย การพิจารณาคุณภาพ ความสามารถในการส่งมอบ และความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์จึงช่วยลดความเสี่ยงจากสินค้าไม่ได้มาตรฐานหรือการส่งมอบล่าช้า

4. บริหารความสัมพันธ์และประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ (Supplier Management)

ซัพพลายเออร์เป็นส่วนหนึ่งของ Supply Chain ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของธุรกิจโดยตรง การมีฐานซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพและน่าเชื่อถือช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงสินค้า บริการ เทคโนโลยี และพัฒนาความร่วมมือกับคู่ค้าในระยะยาวได้

5. เพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กร (Competitiveness)

เมื่อองค์กรสามารถควบคุมต้นทุน รักษาคุณภาพ สร้างความต่อเนื่องของ Supply Chain และบริหารซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานจัดซื้อจึงไม่ได้เป็นเพียงหน่วยงานสนับสนุนหรือ Cost Center แต่สามารถมีบทบาทเป็น Strategic Partner ที่ช่วยสร้างคุณค่าและความได้เปรียบทางการแข่งขันให้องค์กรได้

 

10 ภารกิจและหน้าที่ของแผนกจัดซื้อ มีอะไรบ้าง?

หน้าที่ของแผนกจัดซื้อครอบคลุมตั้งแต่การประสานงานความต้องการภายในองค์กร การบริหารต้นทุน วางแผนการจัดซื้อ คัดเลือกและประเมินซัพพลายเออร์ วิเคราะห์ตลาด บริหารความสัมพันธ์กับคู่ค้า นำเทคโนโลยีมาใช้ ติดตามประสิทธิภาพ ไปจนถึงการพิจารณาด้านความยั่งยืน โดยสามารถแบ่งออกเป็น 10 ภารกิจและหน้าที่สำคัญของแผนกจัดซื้อ ดังนี้

1. ประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร

2. บริหารและลดต้นทุนการจัดซื้อ

3. ประเมินประสิทธิภาพซัพพลายเออร์

4. วางแผนการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ

5. คัดเลือกและบริหารซัพพลายเออร์

6. วิเคราะห์ตลาดและวางกลยุทธ์การจัดซื้อ

7. พัฒนาประสิทธิภาพร่วมกับซัพพลายเออร์

8. นำเทคโนโลยีมาใช้ในงานจัดซื้อ

9. วัดและพัฒนาประสิทธิภาพการจัดซื้อ

10. ให้ความสำคัญกับความยั่งยืนและสิ่งแวดล้อม

 

1. ประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรกับซัพพลายเออร์ภายนอก ตั้งแต่การรวบรวมความต้องการสินค้าและบริการ การประสานรายละเอียดและเงื่อนไข ไปจนถึงการติดตามการจัดซื้อและการส่งมอบ เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถดำเนินงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

2. บริหารและลดต้นทุนการจัดซื้อ

การบริหารต้นทุนเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของแผนกจัดซื้อ โดยต้องพิจารณาทั้งราคา คุณภาพ และประสิทธิภาพในการจัดส่ง ไม่ใช่เพียงการเลือกข้อเสนอที่มีราคาต่ำที่สุด เพื่อให้องค์กรได้รับความคุ้มค่าและสร้างความเป็นธรรมในการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์

3. ประเมินประสิทธิภาพซัพพลายเออร์

แผนกจัดซื้อควรประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์จากหลายมิติ เช่น คุณภาพที่ดีกว่า (Better) ต้นทุนที่เหมาะสมกว่า (Cheaper) ความรวดเร็วในการจัดหาและส่งมอบ (Faster) และความน่าเชื่อถือ (More Reliability) เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจและบริหารซัพพลายเออร์

4. วางแผนการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ

การสั่งซื้อเร่งด่วน การไม่มีแผนการสั่งซื้อระยะยาว หรือการเปลี่ยนกำหนดการส่งมอบกะทันหัน อาจทำให้เกิดต้นทุนเพิ่มเติมที่ส่งกลับมายังองค์กรได้ การวางแผนการสั่งซื้อและกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมจึงช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นและทำให้การจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. คัดเลือกและบริหารซัพพลายเออร์

การเลือกซัพพลายเออร์ควรมีหลักเกณฑ์และกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับสินค้าและบริการแต่ละประเภท โดยสามารถนำแนวคิด Supply Positioning Model มาใช้กำหนดยุทธศาสตร์การจัดซื้อ และใช้ Supplier Preferencing Model เพื่อทำความเข้าใจว่าซัพพลายเออร์มององค์กรในฐานะลูกค้าอย่างไร ซึ่งช่วยสนับสนุนการบริหารความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อกับซัพพลายเออร์ได้อย่างเหมาะสม

6. วิเคราะห์ตลาดและวางกลยุทธ์การจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อควรนำข้อมูลตลาดมาประกอบการวางกลยุทธ์ โดยอาจใช้เครื่องมืออย่าง Market Management Matrix เพื่อช่วยพิจารณาว่าซัพพลายเออร์รายใดควรพัฒนาเป็นพันธมิตร รายใดควรเป็นทางเลือกเพิ่มเติม หรือรายใดควรได้รับการติดตามอย่างใกล้ชิด ทำให้สามารถบริหารซัพพลายเออร์แต่ละกลุ่มได้เหมาะสมกับสถานการณ์

7. พัฒนาประสิทธิภาพร่วมกับซัพพลายเออร์

แผนกจัดซื้อสามารถทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อหาแนวทางเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน เช่น การวิเคราะห์กระบวนการผลิต การใช้เทคโนโลยี หรือวิธีการทำงาน เพื่อหาโอกาสในการปรับปรุงร่วมกัน แทนที่จะมุ่งลดต้นทุนผ่านการต่อรองราคาเพียงอย่างเดียว

8. นำเทคโนโลยีมาใช้ในงานจัดซื้อ

เทคโนโลยีช่วยให้งานจัดซื้อสามารถจัดเก็บ เชื่อมโยง และนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบบ MRP, MRP II และ ERP ไปจนถึง ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) ที่ช่วยสนับสนุนกระบวนการตั้งแต่การบริหารซัพพลายเออร์ การจัดหาและเปรียบเทียบข้อเสนอ การอนุมัติและสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้าและจัดการข้อมูลใบแจ้งหนี้

9. วัดและพัฒนาประสิทธิภาพการจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อควรติดตามและวัดประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง เพราะระบบหรือรูปแบบการทำงานที่เคยเหมาะสมอาจไม่ตอบโจทย์สภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานจึงช่วยให้องค์กรมองเห็นปัญหาและนำข้อมูลมาปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อให้เหมาะสมมากขึ้น

10. ให้ความสำคัญกับความยั่งยืนและสิ่งแวดล้อม

งานจัดซื้อควรนำประเด็นด้านสังคมและสิ่งแวดล้อมมาเป็นส่วนหนึ่งของการพิจารณาซัพพลายเออร์ โดยให้ความสำคัญกับคู่ค้าที่มีความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมตลอด Supply Chain รวมถึงสามารถนำมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO มาเป็นข้อมูลประกอบการประเมิน

 

ขั้นตอนการทำงานของแผนกจัดซื้อ มีอะไรบ้าง?

กระบวนการทำงานของแผนกจัดซื้อไม่ได้เริ่มต้นเมื่อองค์กรต้องการออกใบสั่งซื้อเท่านั้น แต่ครอบคลุมตั้งแต่การรวบรวมความต้องการ วางแผนการจัดซื้อ ค้นหาและคัดเลือกซัพพลายเออร์ การอนุมัติและออกคำสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้าและตรวจสอบใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. รวบรวมความต้องการและวางแผนการจัดซื้อ

กระบวนการเริ่มจากการรวบรวมความต้องการสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการจากหน่วยงานภายใน เพื่อระบุว่าต้องจัดซื้ออะไร จำนวนเท่าใด ต้องการเมื่อใด และมีงบประมาณหรือเงื่อนไขใดที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้แผนกจัดซื้อสามารถวางแผนการจัดหาได้เหมาะสม ลดการจัดซื้อเร่งด่วน และเตรียมกระบวนการคัดเลือกซัพพลายเออร์ในขั้นตอนต่อไป

2. ค้นหา คัดเลือก และเจรจากับ Supplier

เมื่อทราบความต้องการแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะค้นหาและตรวจสอบซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม โดยพิจารณาข้อมูลธุรกิจ คุณสมบัติ ศักยภาพในการดำเนินงาน และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ก่อนเข้าสู่กระบวนการเปรียบเทียบข้อเสนอและเจรจาเงื่อนไข

กระบวนการคัดเลือกอาจประกอบด้วยการขอข้อมูล (RFI) การขอใบเสนอราคา (RFQ) การขอข้อเสนอ (RFP) หรือการประมูลออนไลน์ (eAuction) เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเปรียบเทียบซัพพลายเออร์และเลือกข้อเสนอที่เหมาะสม

ในระบบของ Pantavanij มี Supplier 360 ที่รองรับตั้งแต่การลงทะเบียน ตรวจสอบข้อมูลธุรกิจและคุณสมบัติ ไปจนถึงการประเมินความเสี่ยงของ Supplier

3. อนุมัติและดำเนินการสั่งซื้อ

หลังจากเลือกซัพพลายเออร์และตกลงเงื่อนไขแล้ว กระบวนการจัดซื้อจะเข้าสู่การดำเนินการภายใน เช่น การสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisition: PR) การส่งขออนุมัติ และการออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) ไปยังซัพพลายเออร์

การใช้ระบบ e-Procurement ช่วยให้ข้อมูลและขั้นตอนการอนุมัติสามารถเชื่อมโยงกันบนระบบดิจิทัล ลดการทำงานด้วยเอกสารและช่วยให้สามารถติดตามสถานะของกระบวนการจัดซื้อได้ง่ายขึ้น

4. รับสินค้าและตรวจสอบความถูกต้อง

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งมอบสินค้า ฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะดำเนินการตรวจรับและบันทึกการรับสินค้า (Goods Receipt: GR) โดยตรวจสอบว่ารายการ จำนวน และรายละเอียดการส่งมอบตรงกับใบสั่งซื้อและเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่

ข้อมูลการรับสินค้าที่ถูกต้องมีความสำคัญต่อการตรวจสอบใบแจ้งหนี้และกระบวนการทางการเงินในขั้นตอนต่อไป

5. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และส่งต่อการชำระเงิน

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับข้อมูลการสั่งซื้อและการรับสินค้า เพื่อให้มั่นใจว่ารายการเรียกเก็บมีความถูกต้อง ก่อนส่งข้อมูลเข้าสู่กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้และการชำระเงินตามเงื่อนไขขององค์กร

ระบบ e-Procurement สามารถช่วยเชื่อมโยงข้อมูล PO, GR และ Invoice รวมถึงส่งข้อมูลไปยังระบบ ERP หรือระบบบัญชี เพื่อช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำและความผิดพลาดจากกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง

 

เทคโนโลยีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกจัดซื้อได้อย่างไร?

เมื่อแผนกจัดซื้อต้องดูแลตั้งแต่การวางแผน การจัดหาและคัดเลือกซัพพลายเออร์ การอนุมัติและสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้า ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ และบริหารความเสี่ยง การนำ ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) มาใช้สามารถช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการเหล่านี้ให้อยู่บนระบบดิจิทัล ลดงานเอกสารและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน พร้อมเพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการตรวจสอบข้อมูล

PTVN Procurement Suite เป็นแพลตฟอร์มจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจรที่รองรับกระบวนการจัดซื้อขององค์กรผ่าน 4 เสาหลัก ได้แก่

• Strategic Planning & Analytics ช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพการใช้จ่าย วางแผนงบประมาณ และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อประกอบการตัดสินใจ
• Source to Contract รองรับตั้งแต่การจัดหาซัพพลายเออร์ การทำ eAuction ไปจนถึงการบริหารสัญญา เพื่อให้กระบวนการมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้
• Procure to Pay เชื่อมโยงตั้งแต่ PR, PO, GR การจับคู่ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการส่งข้อมูลเข้าสู่ ERP หรือระบบบัญชีเพื่อตั้งหนี้และชำระเงิน ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและความผิดพลาด
• Procurement Excellence รองรับการบริหาร ESG ความเสี่ยงของ Supplier และ Compliance เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถบริหารกระบวนการจัดซื้อตามมาตรฐานที่กำหนด

ทุก Module ยังขับเคลื่อนด้วย AI Intelligence Core ซึ่งเป็นแกนกลางของแพลตฟอร์ม พร้อม Taokae Chatbot ที่ช่วยสนับสนุนการใช้งาน

องค์กรที่ต้องการยกระดับกระบวนการทำงานของแผนกจัดซื้อ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ระบบจัดซื้อออนไลน์สำหรับผู้ซื้อของ Pantavanij

 

สรุปบทบาทและความสำคัญของแผนกจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อมีบทบาทตั้งแต่การวางแผนความต้องการ ควบคุมต้นทุน คัดเลือกและบริหารซัพพลายเออร์ ดำเนินการสั่งซื้อ ไปจนถึงติดตามและพัฒนาประสิทธิภาพของกระบวนการ ซึ่งส่งผลต่อทั้งต้นทุน คุณภาพ ความต่อเนื่องของ Supply Chain และความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

เมื่อกระบวนการจัดซื้อมีความซับซ้อนมากขึ้น การนำระบบ e-Procurement มาใช้ยังช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและขั้นตอนการทำงาน ลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และสนับสนุนให้แผนกจัดซื้อนำข้อมูลมาใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนกจัดซื้อ (FAQ)

แผนกจัดซื้อมีหน้าที่อะไร?

แผนกจัดซื้อมีหน้าที่วางแผนและดำเนินการจัดหาสินค้า วัตถุดิบ และบริการที่องค์กรต้องการ ตั้งแต่การรวบรวมความต้องการ คัดเลือกและประเมินซัพพลายเออร์ เปรียบเทียบข้อเสนอ เจรจา ออกคำสั่งซื้อ ติดตามการส่งมอบ ไปจนถึงการประเมินผลการจัดซื้อ เพื่อควบคุมต้นทุน คุณภาพ และความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

ฝ่ายจัดซื้อกับ Procurement ต่างกันหรือไม่?

คำว่า “ฝ่ายจัดซื้อ” ในภาษาไทยมักใช้เรียกหน่วยงานที่รับผิดชอบงาน Purchasing หรือ Procurement แต่ในเชิงกระบวนการ Purchasing มักเน้นกิจกรรมเกี่ยวกับการซื้อ เช่น การออกใบสั่งซื้อและติดตามการส่งมอบ ขณะที่ Procurement มีขอบเขตกว้างกว่า ครอบคลุมตั้งแต่การวางกลยุทธ์ การจัดหาและบริหารซัพพลายเออร์ การเจรจาและบริหารสัญญา ไปจนถึงการพัฒนาประสิทธิภาพการจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อต้องประสานงานกับฝ่ายใดบ้าง?

แผนกจัดซื้อต้องทำงานร่วมกับหลายหน่วยงาน เช่น ฝ่ายที่มีความต้องการสินค้าและบริการ ฝ่ายการเงินและบัญชี คลังสินค้า ฝ่ายกฎหมาย ผู้มีอำนาจอนุมัติ และซัพพลายเออร์ภายนอก เพื่อให้กระบวนการตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการรับสินค้าและชำระเงินดำเนินไปอย่างถูกต้อง

ระบบ e-Procurement ช่วยแผนกจัดซื้อได้อย่างไร?

ระบบ e-Procurement ช่วยเชื่อมโยงกระบวนการจัดซื้อบนระบบดิจิทัล ตั้งแต่การบริหารซัพพลายเออร์ การจัดหาและเปรียบเทียบข้อเสนอ การอนุมัติและออกคำสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ช่วยลดงานเอกสารและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และทำให้ข้อมูลสามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

แผนกจัดซื้อควรเลือก Supplier อย่างไร?

การคัดเลือก Supplier ควรพิจารณามากกว่าราคา โดยควรประเมินทั้งคุณภาพสินค้าและบริการ ความสามารถในการส่งมอบ ความน่าเชื่อถือ ศักยภาพในการดำเนินงาน และความเหมาะสมต่อความต้องการขององค์กร เพื่อให้ได้ Supplier ที่เหมาะสมทั้งด้านต้นทุน คุณภาพ และความต่อเนื่องของธุรกิจ