RFP คือ อะไร? ต่างจาก RFI, RFQ อย่างไร และควรใช้แบบไหนในกระบวนการจัดซื้อ
RFI, RFP และ RFQ เป็นรูปแบบคำขอที่ฝ่ายจัดซื้อใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลจาก ผู้ขาย (Supplier) ในแต่ละขั้นตอนของการจัดหา โดย RFI (Request for Information) ใช้ขอข้อมูลเบื้องต้น RFP (Request for Proposal) ใช้ขอข้อเสนอเพื่อเปรียบเทียบหลายปัจจัย และ RFQ (Request for Quotation) ใช้ขอใบเสนอราคาเมื่อ Requirement หรือ Specification มีความชัดเจนแล้ว การเข้าใจความแตกต่างของทั้ง 3 รูปแบบจะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเลือกใช้ได้เหมาะกับวัตถุประสงค์และเปรียบเทียบผู้ขายได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
RFI, RFP และ RFQ คืออะไร?
แม้ RFI, RFP และ RFQ จะเป็นเครื่องมือสำหรับสื่อสารและรวบรวมข้อมูลจากผู้ขายหมือนกัน แต่ข้อมูลที่องค์กรต้องการจากแต่ละรูปแบบแตกต่างกัน การเลือกใช้จึงควรพิจารณาจากความชัดเจนของ Requirement และข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อต้องการนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ
RFI คือ อะไร?
RFI (Request for Information) คือคำขอข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ขาย เพื่อให้องค์กรเข้าใจตลาด สินค้าหรือบริการที่มีอยู่ รวมถึงความสามารถของผู้ขาย ก่อนเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกในรายละเอียดมากขึ้น
RFI เหมาะกับช่วงที่ฝ่ายจัดซื้อยังต้องการสำรวจตลาด เช่น มีผู้ขายรายใดที่สามารถตอบโจทย์ได้บ้าง มีสินค้าหรือบริการรูปแบบใดให้เลือก และผู้ขายแต่ละรายมีความสามารถอย่างไร ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปช่วยกำหนด Requirement หรือคัดกรองผู้ขายก่อนเข้าสู่ RFP หรือ RFQ ในกรณีที่จำเป็น
RFP คือ อะไร?
RFP (Request for Proposal) คือคำขอข้อเสนอจากผู้ขาย เพื่อให้องค์กรประเมินว่าผู้ขายแต่ละรายมีแนวทางหรือ Solution ที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างไร
RFP ไม่ได้พิจารณาเฉพาะราคา แต่สามารถใช้เปรียบเทียบปัจจัยอื่นร่วมด้วย เช่น แนวทางดำเนินงาน ความสามารถทางเทคนิค ประสบการณ์ ระยะเวลา เงื่อนไข และราคา จึงเหมาะกับงานบริการหรือโครงการที่มีความซับซ้อน และต้องพิจารณาข้อเสนอจากผู้ขายหลายด้านก่อนตัดสินใจ
RFQ คือ อะไร?
RFQ (Request for Quotation) คือคำขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย เหมาะเมื่อองค์กรทราบรายละเอียดสินค้า บริการ หรือ Requirement ที่ต้องการค่อนข้างชัดเจนแล้ว และต้องการเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้ขายหลายราย
การทำ RFQ จึงควรกำหนดรายละเอียดที่จำเป็นให้ชัดเจน เช่น รายการและจำนวนสินค้า Specification, Scope งาน ระยะเวลาส่งมอบ หรือเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ Supplier เสนอราคาบน Requirement เดียวกันและสามารถนำข้อมูลมาเปรียบเทียบได้อย่างเหมาะสม
RFI, RFP และ RFQ ต่างกันอย่างไร?
|
เปรียบเทียบ |
RFI | RFP |
RFQ |
| วัตถุประสงค์ | ขอข้อมูลเบื้องต้น | ขอข้อเสนอหรือแนวทาง | ขอใบเสนอราคา |
| ข้อมูลที่ต้องการ | ข้อมูลผู้ขาย สินค้า บริการ และความสามารถ | แนวทางดำเนินงาน รายละเอียดข้อเสนอ และราคา | ราคาและเงื่อนไขการเสนอราคา |
| เหมาะเมื่อ | ต้องการสำรวจตลาดหรือยังมีข้อมูลไม่เพียงพอ | ต้องประเมินข้อเสนอจากหลายปัจจัย | Requirement หรือ Specification ค่อนข้างชัดเจน |
| ปัจจัยหลักในการพิจารณา | ความสามารถและความเหมาะสมเบื้องต้น | คุณภาพข้อเสนอ ความสามารถ เงื่อนไข และราคา | ราคาและเงื่อนไข |
| ตัวอย่าง | สำรวจผู้ขายสำหรับโครงการใหม่ | เลือกผู้ให้บริการสำหรับโครงการที่ซับซ้อน | เปรียบเทียบราคาสินค้าหรือบริการที่กำหนดรายละเอียดแล้ว |
สรุปง่าย ๆ: RFI ใช้เมื่อต้องการ “ข้อมูล” จากผู้ขาย, RFP ใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบ “ข้อเสนอ” และ RFQ ใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบ “ราคา”
ควรเลือกใช้ RFI, RFP หรือ RFQ เมื่อไหร่?
การเลือกใช้ RFI, RFP หรือ RFQ ขึ้นอยู่กับว่า องค์กรมีข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการและผู้ขายมากน้อยเพียงใด และต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ
เลือกใช้ RFI เมื่อ: ยังอยู่ในช่วงสำรวจตลาด ต้องการค้นหาผู้ขาย หรือศึกษาว่ามีสินค้า บริการ และ Solution ใดที่สามารถตอบโจทย์องค์กรได้
เลือกใช้ RFP เมื่อ: มีโจทย์หรือเป้าหมายแล้ว แต่ต้องการให้ผู้ขายเสนอแนวทางในการตอบโจทย์ และต้องประเมินข้อเสนอจากหลายปัจจัย ไม่ใช่เฉพาะราคา
เลือกใช้ RFQ เมื่อ: Requirement หรือ Specification มีความชัดเจนแล้ว และต้องการเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้ขายหลายราย
ทั้งนี้ ไม่จำเป็นต้องใช้ RFI, RFP และ RFQ ครบทั้ง 3 รูปแบบในทุกการจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อสามารถเลือกรูปแบบที่เหมาะกับประเภทสินค้า บริการ ความซับซ้อน และข้อมูลที่ต้องใช้ในการตัดสินใจ
RFI, RFP และ RFQ อยู่ตรงไหนในกระบวนการจัดหา?
RFI, RFP และ RFQ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาผู้ขาย ที่ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อรวบรวมข้อมูล ประเมินข้อเสนอ และคัดเลือก Supplier โดยกระบวนการสามารถสรุปได้เป็น:
- ค้นหา Supplier ที่มีศักยภาพ
สำรวจและค้นหาผู้ขายที่สามารถตอบโจทย์สินค้า บริการ หรือโครงการที่องค์กรต้องการ - กำหนด Requirement และข้อมูลที่ต้องการ
ระบุสินค้า บริการ Scope หรือคำถามที่ต้องการใช้ในการประเมิน Supplier - เลือกใช้ RFI, RFP หรือ RFQ
เลือกประเภทคำขอให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ เช่น RFI เพื่อรวบรวมข้อมูล RFP เพื่อรับข้อเสนอ หรือ RFQ เพื่อขอราคา - รับข้อมูลหรือข้อเสนอจาก Supplier
Supplier ส่งข้อมูล ข้อเสนอ หรือใบเสนอราคาตามรายละเอียดที่องค์กรกำหนด - เปรียบเทียบและประเมิน Supplier
นำข้อมูลจาก Supplier แต่ละรายมาเปรียบเทียบตามเกณฑ์ที่กำหนด - คัดเลือก Supplier
เลือกผู้ขายที่เหมาะสมกับ Requirement และเงื่อนไขของการจัดหา
eRFX คืออะไร? จาก RFI, RFP และ RFQ สู่กระบวนการจัดหาออนไลน์
eRFX คือระบบสรรหาผู้ขายออนไลน์จาก Pantavanij ซึ่ง “X” หมายถึงคำขอในรูปแบบต่าง ๆ ที่ใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดหา โดยรองรับกระบวนการตั้งแต่การค้นหาคู่ค้า การสร้างคำขอ การรับข้อมูลหรือข้อเสนอ ไปจนถึงการเปรียบเทียบข้อมูลเพื่อประกอบการคัดเลือกผู้ขายที่ใช่
🔗 อ่านเพิ่มเติม: ระบบสรรหาผู้ขายออนไลน์ eRFX ช่วยงานจัดซื้อได้อย่างไร
ระบบ eRFX ช่วยให้การสรรหาและคัดเลือกผู้ขายง่ายขึ้นอย่างไร?
หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของระบบ eRFX คือ Supplier Directory ซึ่งช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อค้นหาผู้ขายรายใหม่จากฐานข้อมูลกลาง โดยมี ผู้ขายกว่า 30,000 รายที่ผ่านการตรวจสอบจากฐานข้อมูลของกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และครอบคลุมสินค้าและบริการกว่า 31 หมวดหมู่ตามมาตรฐาน UNSPSC
กระบวนการบนระบบครอบคลุมตั้งแต่ Supplier Directory → Questionnaire Creation → eRFx Creation → eRFx Submission → Price Summary → Supplier Award ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อจัดการข้อมูลและข้อเสนอจากผู้ขายในแต่ละขั้นตอนได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
เมื่อผู้ขายส่งข้อมูลหรือข้อเสนอเข้ามา ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำข้อมูลและราคามาเปรียบเทียบเพื่อประกอบการพิจารณาและคัดเลือกผู้ขายตาม Requirement ของแต่ละการจัดหา
🔗 ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบสรรหาผู้ขายออนไลน์ eRFX จาก Pantavanij
สรุป RFI, RFP และ RFQ เลือกใช้ให้เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อ
หัวใจสำคัญของการเลือกใช้ RFI, RFQ และ RFP คือการพิจารณาว่า ฝ่ายจัดซื้อต้องการ “ข้อมูล ข้อเสนอ หรือราคา” จากผู้ขาย หากต้องการสำรวจตลาดและข้อมูลเบื้องต้นให้เลือก RFI หากต้องการเปรียบเทียบข้อเสนอและแนวทางให้เลือก RFP และหาก Requirement ชัดเจนและต้องการเปรียบเทียบราคาให้เลือก RFQ การเลือกใช้ให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อรวบรวมและเปรียบเทียบข้อมูล Supplier ได้เป็นระบบมากขึ้น
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ RFI, RFP และ RFQ
Q1 : RFI, RFP และ RFQ ต่างกันอย่างไร?
A :RFI ใช้สำหรับขอข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ขาย เพื่อสำรวจตลาดและความสามารถของผู้ขาย RFP ใช้สำหรับขอข้อเสนอและแนวทางในการตอบโจทย์ขององค์กร ส่วน RFQ ใช้สำหรับขอใบเสนอราคาเมื่อ Requirement หรือ Specification มีความชัดเจนแล้ว
Q2 : RFP กับ RFQ ควรเลือกใช้อันไหน?
A :ควรเลือก RFP เมื่อต้องการพิจารณาข้อเสนอจากผู้ขายในหลายด้าน เช่น แนวทางดำเนินงาน ความสามารถ เงื่อนไข และราคา ส่วน RFQ เหมาะเมื่อทราบรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ต้องการแล้ว และต้องการเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้ขายหลายราย
Q3 : จำเป็นต้องทำ RFI ก่อน RFP หรือ RFQ ทุกครั้งหรือไม่?
A :ไม่จำเป็น การเลือกใช้ RFI, RFP หรือ RFQ ขึ้นอยู่กับความต้องการและข้อมูลที่องค์กรมี หากรู้ Requirement และผู้ขายที่ต้องการอยู่แล้ว อาจเข้าสู่ RFP หรือ RFQ ได้โดยไม่ต้องเริ่มจาก RFI
Q4 : RFP ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?
A :RFP ควรระบุรายละเอียดและวัตถุประสงค์ของโครงการ Scope หรือ Requirement เกณฑ์ที่ใช้พิจารณาข้อเสนอ ระยะเวลาดำเนินงาน และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ขายสามารถจัดทำข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการขององค์กร
Q5 : eRFX เกี่ยวข้องกับ RFI, RFP และ RFQ อย่างไร?
A : eRFX คือการนำกระบวนการ Request เช่น RFI, RFP และ RFQ มาจัดการผ่านระบบดิจิทัล ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถส่งคำขอ รับข้อมูลหรือข้อเสนอจากผู้ขาย และนำข้อมูลมาเปรียบเทียบเพื่อประกอบการคัดเลือกผู้ขายได้อย่างเป็นระบบ
