ระบบจัดซื้อออนไลน์คืออะไร? ต่างจากระบบเดิมอย่างไร
ระบบจัดซื้อออนไลน์ หรือ e-Procurement คือระบบที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้บริหารกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร ตั้งแต่การค้นหาและคัดเลือก Supplier การขอใบเสนอราคา การขอซื้อและอนุมัติ การออกใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้าและจัดการใบแจ้งหนี้ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual เพิ่มความรวดเร็ว ความถูกต้อง และทำให้ข้อมูลการจัดซื้อสามารถติดตามและตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบ
สำหรับองค์กรที่มีขั้นตอนการจัดซื้อหลายฝ่าย ระบบ e-Procurement จึงเข้ามาช่วยเชื่อมโยงกระบวนการและข้อมูลให้อยู่บนระบบเดียว พร้อมสนับสนุนให้ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร สามารถใช้เวลาไปกับการบริหารต้นทุน Supplier และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) คืออะไร?
e-Procurement (Electronic Procurement) คือการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Technology: ICT) มาประยุกต์ใช้กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อเปลี่ยนขั้นตอนที่เคยดำเนินการด้วยเอกสารหรือแยกกันหลายระบบให้สามารถจัดการผ่านระบบดิจิทัลได้อย่างเป็นระบบ
กระบวนการ e-Procurement สามารถครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ หรือ Source-to-Pay ตั้งแต่การค้นหาและคัดเลือก Supplier การขอใบเสนอราคา การขอซื้อและอนุมัติ การออกใบสั่งซื้อ การรับสินค้า การจัดการใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าสู่กระบวนการชำระเงิน
จุดสำคัญของระบบจัดซื้อออนไลน์จึงไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล แต่เป็นการเชื่อมโยง ข้อมูล กระบวนการ และผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ
ระบบจัดซื้อออนไลน์ทำงานอย่างไร?
กระบวนการของระบบจัดซื้อออนไลน์สามารถครอบคลุมตั้งแต่การค้นหา Supplier ไปจนถึงขั้นตอนหลังการสั่งซื้อ โดยแต่ละองค์กรอาจมี Workflow และรายละเอียดแตกต่างกันตามนโยบายการจัดซื้อ
1. e-Sourcing: ค้นหาและคัดเลือก Supplier
เริ่มตั้งแต่การค้นหา Supplier การขอข้อมูลหรือใบเสนอราคาที่ผ่านการตรวจสอบโดย Supplier 360 (Supplier Due Diligence) ของพันธวณิช แล้ว ทำให้สามารถขอข้อมูลและใบเสนอราคา การเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไข เพื่อให้องค์กรมีข้อมูลประกอบการคัดเลือกที่เหมาะสม การเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไข เพื่อให้องค์กรมีข้อมูลประกอบการคัดเลือก Supplier ที่เหมาะสมกับความต้องการ
2. e-Purchasing: ขอซื้อ อนุมัติ และออกคำสั่งซื้อ
ผู้ใช้งานสามารถสร้างคำขอซื้อ (Purchase Request: PR) และส่งเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติตาม Workflow ขององค์กร เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วจึงดำเนินการออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) และส่งข้อมูลไปยัง Supplier โดยอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล
3. e-Invoicing: จัดการและตรวจสอบใบแจ้งหนี้
ระบบช่วยจัดการข้อมูลใบแจ้งหนี้ (Invoice) และเชื่อมโยงกับข้อมูลการสั่งซื้อและการรับสินค้า ทำให้การตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อเป็นระบบมากขึ้น พร้อมลดการตกหล่นที่ทำให้เสียโอกาสในการขาย
4. Payment Process: ส่งต่อข้อมูลสู่กระบวนการชำระเงิน
หลังจากตรวจสอบข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องแล้ว ข้อมูลสามารถถูกส่งต่อเข้าสู่กระบวนการชำระเงินขององค์กร รวมถึงจัดเก็บเป็นข้อมูลสำหรับติดตามและวิเคราะห์การจัดซื้อในอนาคต
ระบบจัดซื้อออนไลน์ต่างจาก Procurement แบบเดิมอย่างไร?
ความแตกต่างสำคัญระหว่างการจัดซื้อแบบดั้งเดิมกับ e-Procurement อยู่ที่วิธีบริหารกระบวนการและข้อมูล โดยระบบจัดซื้อออนไลน์ช่วยนำขั้นตอนต่าง ๆ มาเชื่อมโยงผ่านระบบดิจิทัล แทนการดำเนินงานด้วยเอกสารและการประสานงานแบบ Manual เป็นหลัก
| การจัดซื้อแบบดั้งเดิม | e-Procurement | |
| รูปแบบการทำงาน | ใช้การทำงานแบบ Manual และเอกสารเป็นหลัก | ดำเนินกระบวนการจัดซื้อผ่านระบบออนไลน์ |
| กระบวนการจัดซื้อ | แต่ละขั้นตอนอาจแยกกันและต้องประสานงานหลายส่วน | เชื่อมโยงขั้นตอนการจัดซื้อให้อยู่ในระบบเดียว |
| การค้นหา Supplier | ค้นหา ติดต่อ และเปรียบเทียบผู้ขายด้วยตนเอง | ช่วยรวบรวมข้อมูลเพื่อค้นหา เปรียบเทียบ และคัดเลือก Supplier ที่มีคุณภาพได้เป็นระบบ |
| การอนุมัติ | ดำเนินการตามเอกสารและขั้นตอนภายในองค์กร | ขอและอนุมัติผ่าน Workflow บนระบบ |
| ข้อมูลการจัดซื้อ | ข้อมูลอาจกระจายอยู่ในเอกสารหรือหลายแหล่ง | รวมข้อมูลไว้ในระบบ ทำให้ติดตามและวิเคราะห์ได้ง่าย |
| บทบาทฝ่ายจัดซื้อ | ใช้เวลากับงานเอกสารและงาน Routine มาก | ลดงานซ้ำซ้อน ทำให้มีเวลาสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์มากขึ้น |
ระบบจัดซื้อออนไลน์มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร?
ระบบ e-Procurement ไม่ได้ช่วยเพียงเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อให้เป็นดิจิทัล แต่ยังช่วยให้องค์กรบริหารเวลา ต้นทุน Supplier และข้อมูลการจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้
ลดระยะเวลาในกระบวนการจัดซื้อได้สูงสุด 70%
ระบบ e-Procurement ช่วยลดงาน Manual และเชื่อมโยงขั้นตอนต่าง ๆ เช่น การขอซื้อ การอนุมัติ และการออกคำสั่งซื้อให้อยู่ใน Workflow ที่ชัดเจน ทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถติดตามสถานะและดำเนินงานได้สะดวกขึ้น โดยข้อมูลจากพันธวณิชระบุว่าโซลูชันสามารถช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงานได้สูงสุด 70%
ช่วยลดต้นทุนจากการจัดซื้อได้ประมาณ 15–25%
การรวมข้อมูลการจัดซื้อไว้ในระบบช่วยให้องค์กรเห็นข้อมูลค่าใช้จ่าย ประวัติการสั่งซื้อ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้เป็นระบบ ซึ่งสามารถนำมาใช้ประกอบการวางแผนงบประมาณและหาโอกาสในการบริหารต้นทุน โดยพันธวณิชระบุว่าโซลูชันสำหรับผู้ซื้อสามารถช่วยลดต้นทุนจากการจัดซื้อได้ประมาณ 15–25%
เพิ่มความโปร่งใสและช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ 100%
การบันทึกข้อมูลและขั้นตอนการจัดซื้อในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้องค์กรสามารถติดตามสถานะและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น เช่น ขั้นตอนการดำเนินงาน การอนุมัติ และข้อมูลที่ใช้ประกอบการจัดซื้อ ซึ่งช่วยสนับสนุน ความโปร่งใสในการจัดซื้อ (Procurement Transparency) และการกำกับดูแลกระบวนการจัดซื้อขององค์กร
ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร
การลดการบันทึกและส่งต่อข้อมูลด้วยเอกสารหรือการทำงานซ้ำหลายขั้นตอน ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล การใช้เอกสารคนละเวอร์ชัน หรือข้อมูลที่กระจายอยู่หลายแหล่ง
เพิ่มประสิทธิภาพการบริหาร Supplier
เมื่อข้อมูล Supplier และข้อมูลการจัดซื้อถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ฝ่าย Procurement และ Sourcing สามารถค้นหา เปรียบเทียบ และติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ Supplier เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจด้านการจัดซื้อได้สะดวกขึ้น
ใช้ข้อมูลช่วยวางแผนการจัดซื้อ
ข้อมูลจากกระบวนการจัดซื้อ เช่น ประวัติการสั่งซื้อ Supplier และค่าใช้จ่าย สามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อมองหาแนวโน้ม วางแผนงบประมาณ และสนับสนุนการตัดสินใจด้าน Procurement ในอนาคตได้
เลือกระบบจัดซื้อออนไลน์อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร?
การเลือกระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) ไม่ควรพิจารณาเพียงว่าระบบสามารถเปลี่ยนขั้นตอนการจัดซื้อจากเอกสารมาเป็นออนไลน์ได้หรือไม่ แต่ควรพิจารณาว่าระบบสามารถรองรับกระบวนการจัดซื้อขององค์กรได้ครอบคลุม เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างขั้นตอน และช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวหรือไม่
องค์กรสามารถพิจารณาระบบ e-Procurement จากปัจจัยสำคัญดังนี้
1. ครอบคลุมกระบวนการจัดซื้อแบบ End-to-End
ระบบควรรองรับกระบวนการจัดซื้อที่สำคัญตั้งแต่การจัดหาและคัดเลือก Supplier การขอซื้อ การอนุมัติ การออกคำสั่งซื้อ ไปจนถึงขั้นตอนที่เกี่ยวข้องหลังการสั่งซื้อ เพื่อช่วยลดการทำงานแยกกันหลายระบบ
2. รองรับ Workflow และขั้นตอนอนุมัติขององค์กร
แต่ละองค์กรมีโครงสร้างการอนุมัติและนโยบายจัดซื้อแตกต่างกัน ระบบที่เลือกจึงควรรองรับ Workflow ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริง เพื่อให้การขอซื้อและอนุมัติมีความเป็นระบบและสามารถตรวจสอบได้
3. รองรับการบริหารข้อมูล Supplier อย่างเป็นระบบ
ระบบควรช่วยให้องค์กรจัดเก็บและบริหารข้อมูล Supplier ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้ฝ่าย Procurement และ Sourcing สามารถค้นหา เปรียบเทียบ ติดตาม และใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
4. มีข้อมูลสำหรับติดตามและวิเคราะห์การจัดซื้อ
นอกจากรองรับการดำเนินงานประจำวันแล้ว ระบบควรช่วยให้องค์กรมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ประวัติการสั่งซื้อ ข้อมูล Supplier และข้อมูลค่าใช้จ่าย เพื่อนำมาใช้สนับสนุนการวางแผนและบริหารต้นทุนในอนาคต
5. รองรับการใช้งานในระดับองค์กรและการเติบโตในอนาคต
องค์กรควรพิจารณาว่าระบบสามารถรองรับจำนวนผู้ใช้งาน Supplier ปริมาณธุรกรรม และความซับซ้อนของกระบวนการที่เพิ่มขึ้นได้หรือไม่ รวมถึงความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นที่องค์กรใช้งานอยู่
EP One ระบบจัดซื้อออนไลน์แบบครบวงจรจาก Pantavanij ช่วยองค์กรอย่างไร?
EP One จาก Pantavanij เป็นแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจร (End-to-End Enterprise Procurement Suite) สำหรับองค์กร ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเชื่อมโยงกระบวนการและข้อมูลการจัดซื้อไว้บนแพลตฟอร์มเดียว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดซื้อ ลดขั้นตอนการทำงาน และทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถติดตามได้อย่างเป็นระบบ
จากข้อมูลของ Pantavanij ระบบครอบคลุมกระบวนการสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้าง พร้อมความสามารถที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน เช่น Smart eCatalog สำหรับการเลือกซื้อสินค้า, Workflow Builder สำหรับออกแบบขั้นตอนการทำงานและการอนุมัติ และ eInvoice Matching สำหรับตรวจสอบข้อมูลระหว่าง Purchase Order (PO), Goods Receipt (GR) และ Invoice
นอกจากนี้ การรวมข้อมูลการจัดซื้อไว้บนแพลตฟอร์มเดียวยังช่วยให้องค์กรสามารถติดตามข้อมูลด้านงบประมาณและต้นทุน เพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการ และนำข้อมูลมาใช้ประกอบการวางแผนด้าน Procurement ได้ง่ายขึ้น
สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับฟังก์ชันและการนำระบบไปใช้กับองค์กร สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ ระบบ e-Procurement ของ Pantavanij
สรุป: ระบบจัดซื้อออนไลน์ช่วยให้องค์กรบริหาร Procurement ได้อย่างไร?
ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) ช่วยเชื่อมโยงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่การค้นหาและคัดเลือก Supplier การขอซื้อและอนุมัติ การออกคำสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการจัดการใบแจ้งหนี้ผ่านระบบดิจิทัล ช่วยลดงาน Manual เพิ่มความรวดเร็วและความถูกต้อง พร้อมทำให้ข้อมูลการจัดซื้อสามารถติดตาม ตรวจสอบ และนำไปใช้วางแผนได้ง่ายขึ้น
โดยเฉพาะองค์กรที่มีกระบวนการจัดซื้อหลายขั้นตอน มี Supplier จำนวนมาก หรือมีผู้เกี่ยวข้องกับการอนุมัติหลายฝ่าย การเลือกระบบ e-Procurement ที่สามารถรองรับกระบวนการแบบ End-to-End และปรับให้เข้ากับ Workflow ขององค์กร จะช่วยให้ฝ่าย Procurement และ Sourcing บริหารงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
สำหรับองค์กรที่ต้องการศึกษาการนำระบบจัดซื้อออนไลน์มาใช้ สามารถศึกษารายละเอียด e-Procurement จาก Pantavanij หรือสอบถามทีมผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินรูปแบบระบบที่เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อขององค์กร
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบจัดซื้อออนไลน์
Q 1 ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) คืออะไร?
A : ระบบจัดซื้อออนไลน์ หรือ e-Procurement คือการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้บริหารกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่การค้นหา Supplier การขอซื้อและอนุมัติ การออกคำสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการจัดการใบแจ้งหนี้ ช่วยเชื่อมโยงขั้นตอนและข้อมูลการจัดซื้อให้สามารถบริหารผ่านระบบได้อย่างเป็นระบบ
Q 2 ระบบ e-Procurement มีขั้นตอนอะไรบ้าง?
A : โดยทั่วไป e-Procurement สามารถครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและคัดเลือก Supplier (e-Sourcing) การขอซื้อและออกคำสั่งซื้อ (e-Purchasing) การรับสินค้า (Goods Receipt) การจัดการใบแจ้งหนี้ (e-Invoicing) และการส่งต่อข้อมูลเข้าสู่กระบวนการชำระเงิน
Q 3 e-Procurement ต่างจากการจัดซื้อแบบเดิมอย่างไร?
A : การจัดซื้อแบบเดิมมักพึ่งพาเอกสารและการประสานงานแบบ Manual ในหลายขั้นตอน ขณะที่ e-Procurement นำกระบวนการและข้อมูลมาเชื่อมโยงผ่านระบบดิจิทัล ทำให้สามารถติดตามสถานะ ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง และนำข้อมูลการจัดซื้อไปวิเคราะห์ได้สะดวกขึ้น
Q 4 ระบบจัดซื้อออนไลน์มีประโยชน์อย่างไร?
A : ระบบจัดซื้อออนไลน์ช่วยลดขั้นตอนและงาน Manual เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน ช่วยควบคุมต้นทุนและงบประมาณ เพิ่มความโปร่งใส ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร และทำให้ข้อมูล Supplier และข้อมูลการจัดซื้อสามารถนำมาใช้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างเป็นระบบ
Q 5 ระบบจัดซื้อออนไลน์เหมาะกับองค์กรแบบไหน?
A : e-Procurement เหมาะกับองค์กรที่ต้องการจัดการกระบวนการจัดซื้อให้เป็นระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีปริมาณการจัดซื้อสูง มี Supplier หลายราย มีขั้นตอนการอนุมัติหลายระดับ หรือต้องการรวมข้อมูลการจัดซื้อเพื่อใช้ติดตาม ตรวจสอบ และวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น
Q 6 e-Procurement สามารถเชื่อมต่อกับ ERP ได้หรือไม่?
A : ระบบ e-Procurement บางระบบสามารถเชื่อมต่อหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบ ERP เพื่อให้ข้อมูลจากกระบวนการจัดซื้อสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการบัญชี การเงิน หรือการบริหารองค์กรได้
