การจัดซื้อในปี 2020 จะมีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง

ดูเหมือนว่าฝ่ายจัดซื้อกำลังตั้งตารอรับปี 2020 ที่กำลังมาถึง ซึ่งการคาดการณ์ และการวิจัย การสัมมนาผ่านเว็บ และรายงานในหัวข้อ ‘การจัดซื้อปี 2020’ ต่างระบุว่าจะมีสิ่งดีๆ เกิดขึ้น และตอนนี้เวลาที่เหลืออีกไม่กี่วันก่อนจะถึงวันปีใหม่ดูเหมือนจะเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการวางมือจากธุรกิจ และหันมาคิดว่าจะทำอะไร (ถ้ามี) ให้แตกต่างไปจากเดิม ปี 2020 จะเป็นอีกแค่หนึ่งปีปฏิทิน หรือจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่มีความหมายสำหรับอาชีพได้หรือไม่

ในขณะที่ปีใหม่กำลังคืบคลานเข้ามา แต่แนวโน้มบางอย่างที่เกิดขึ้นกับฝ่ายจัดซื้อในช่วงสองสามปีที่ผ่านมากำลังเข้าใกล้จุดที่เราจะต้องลงมือทำสิ่งต่างๆ แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะเป็นหัวข้อหลักที่มีการพูดคุยกัน  แต่ก็มีเพียงไม่กี่องค์กรที่เข้าสู่ขั้นตอนการทำโครงการนำร่องเชื่อว่าปี 2020 จะเป็นปีที่เราจะได้ผ่านพ้นเรื่องราวของระบบอัตโนมัติและเริ่มทำให้มันเป็นจริง แต่สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก่อนเป็นอันดับแรกๆ ก็คือ

ไม่ว่าคุณจะก้าวเข้าสู่โลกของ AI  การเรียนรู้ของเครื่อง  การวิเคราะห์เชิงพยากรณ์ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) หรือบล็อกเชน แต่เทคโนโลยีเกิดใหม่จะไม่มีค่าเลยหากปราศจากข้อมูลที่จะมาทำงานบนระบบเหล่านี้ ในฐานะที่ฝ่ายจัดซื้อต้องออกไปค้นหาข้อมูลเหล่านั้น เราจะพบว่าสถานะของข้อมูลของเราในปัจจุบันว่ามีสภาพย่ำแย่แค่ไหน หวังว่าทีมงานส่วนใหญ่จะไม่ท้อใจกับเรื่องนี้ แต่จะผลักดันและเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหา การทำแบบนี้ไม่เพียงแต่จะนำเรากลับไปสู่รากเหง้าของเราในฐานะวิศวกรด้านกระบวนการวิเคราะห์ แต่ยังทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีโอกาสแก้ไขปัญหาจุกจิกอื่นๆ ซึ่งมีผลต่อความสามารถในการมองเห็นข้อมูลขององค์กร

การแยกข้อมูล

การที่ทุกระบบในองค์กรต่างสร้างและส่งต่อข้อมูล สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้เกิดข้อมูลมากเกินกว่าจะนำมาใช้งาน แต่การจัดเก็บข้อมูลในโครงสร้างที่แตกต่างกันบนคลาวด์ที่ต่างกันยังอาจก่อให้เกิดการหยุดชะงักของระบบได้ และทำให้เกิดคำถามตามมาว่าแล้วชุดข้อมูลของใครคือชุดข้อมูลหลัก ข้อได้เปรียบที่เด่นชัดที่สุดของการมีข้อมูลคือมันทำให้สามารถมองเห็นกิจกรรมต่างๆ ทางธุรกิจได้ อย่างไรก็ตามหากมีความจริงมากกว่าหนึ่งเวอร์ชั่น ฝ่ายจัดซื้อก็จะไม่สามารถสังเคราะห์ซัพพลายเออร์ได้ด้วยการใช้จ่ายและการทำสัญญามากกว่าเมื่อทุกอย่างเป็นสำเนาที่อยู่บนกระดาษ โซลูชันอัจฉริยะที่ครอบอยู่ด้านบนสุดของข้อมูลต้องพึ่งพาข้อมูลที่ครอบคลุมและอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง  ฝ่ายจัดซื้ออาจเป็นหน่วยงานที่ก้าวขึ้นมีบทบาทมากขึ้นและมีส่วนสำคัญในการนำข้อมูลองค์กรไปไว้ที่ศูนย์กลางที่มั่นคงแน่นหนา 

ความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล

หากฝ่ายจัดซื้อสามารถโบกไม้เท้าวิเศษและนำข้อมูลทั้งหมดมารวมกันเป็นฐานข้อมูลเดียว  แต่ทุกคนจะไว้วางใจฐานข้อมูลนั่นหรือไม่ หากผู้มีอำนาจตัดสินใจลังเลที่จะจัดการกับข้อมูลในวันนี้ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกันไม่น่าจะเพิ่มความมั่นใจ แม้แต่สิ่งที่เรียบง่ายเหมือนการทำสำเนาก็สามารถใช้อัลกอริธึมจัดการให้ได้ Mohamed Aron ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Cohesity กล่าวว่า “องค์กรที่ขาดข้อมูลเบื้องต้นที่มีคุณภาพอาจมีอัตราการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนกันถึงร้อยละ 10-30” รวมถึงการเกิดปัญหาข้อมูลหมดอายุ ผิดพลาด และขาดความสมบูรณ์ รวมถึงระบบส่วนใหญ่ก็จะไม่สามารถทำงาน หรือให้คำตอบที่เป็นประโยชน์ได้ สิ่งแรกที่ฝ่ายจัดซื้อครั้งแรกจำเป็นต้องทำคือการแก้ไขปัญหาคุณภาพของข้อมูล จากนั้นเราจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการรณรงค์ประชาสัมพันธ์ที่มุ่งเน้นการฟื้นฟูความไว้วางใจในความน่าเชื่อถือ

การไหลลื่นของกระบวนการ

เป็นไปไม่ได้ที่จะปรับปรุงสถานะของข้อมูลองค์กรโดยไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับกระบวนการที่สร้างขึ้นและระบบที่ป้อนเข้า ในความเป็นจริง การปรับปรุงกระบวนการถือได้ว่าเป็นวัตถุประสงค์หลักของการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบดิจิทัล ด้วยข้อมูลที่ไม่มีคุณภาพที่เป็นมากกว่าปัญหาหลักเช่นเดียวกับข้อมูลที่มีปัญหา การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในสถานการณ์ที่กระบวนการ ‘มีปัญหา’ ถือว่าเป็นการเสียเวลาและทรัพยากร ก่อนที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ที่น่าตื่นเต้น ฝ่ายจัดซื้อจะต้องประเมินและตรวจสอบกระบวนการภายในโดยใช้อิทธิพลและทักษะการทำงานร่วมกันของเราเพื่อนำไปสู่การพัฒนามนุษย์ให้มีความก้าวหน้าก่อนที่เราจะสามารถใช้ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาพวกเราได้รับรู้ถึง “ความน่าตื่นตาตื่นตาตื่นใจ” ของระบบอัตโนมัติทางเทคโนโลยีกันแล้ว แต่การที่จะทำให้คุณค่าดังกล่าวกลายเป็นความจริงขึ้นมาได้นั้น เราจะต้องนำระบบดังกล่าวมาติดตั้งใช้งานจริง ยิ่งสัญญาที่เป็นไปได้ทางเทคโนโลยีมีความซับซ้อนหรือการเปลี่ยนแปลงมากเท่าไร โซลูชันที่ตั้งอยู่บนรากฐานที่มั่นคงของข้อมูลคุณภาพและการไหลลื่นของกระบวนที่ดีขึ้นก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น เวลาอีก 1 ปีที่กำลังจะมาถึงซึ่งเต็มไปด้วยสิ่งที่เกิดขึ้นแค่ในความคิดความรู้สึกยังไม่ได้ปรากฏเป็นตัวตนขึ้นมา  ปี 2020 จึงเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับฝ่ายจัดซื้อในการทำให้สิ่งเหล่านั้นกลายเป็นจริงและนำไปใช้กับธุรกิจได้

 

ที่มา: https://www.supplychainbrief.com/2020/procurement/?open-article-id=12089593&article-title=procurement-2020–will-anything-change-&blog-domain=allthingssupplychain.com&blog-title=all-things-supply-chain