พลังที่ยิ่งใหญ่มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง

หนึ่งในประโยคคำพูดที่ทรงพลังและติดหูมากที่สุดจากภาพยนตร์ซูเปอร์ฮีโร่ยอดฮิตอย่าง ไอ้แมงมุม (สไปเดอร์แมน) ก็คือ  “พลังที่ยิ่งใหญ่มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง”

 

หน่วยงานด้านการจัดซื้อสามารถมีอำนาจในการใช้จ่ายและควบคุมรายได้ขององค์กรมากถึงร้อยละ 75-80  ตอนนี้นั่นคือพลัง และเป็นพลังที่มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันยิ่งใหญ่

 

องค์กรที่ล้าหลังยังคงคิดว่าฝ่ายจัดซื้อเป็นหน่วยงานหลังบ้านที่ทำหน้าที่สนับสนุนการทำธุรกรรมคำสั่งซื้อและสัญญามาตรฐาน แต่องค์กรที่เป็นผู้นำจะมองเห็นและยอมรับว่าฝ่ายจัดซื้อมีคุณค่าในเชิงกลยุทธ์

 

พลังที่อยู่ในอำนาจของฝ่ายจัดซื้อคืออะไร และอะไรคือความรับผิดชอบที่ฝ่ายจัดซื้อมีต่อพลังนั้น

 

พลัง

ในอุตสาหกรรมต่างๆ การใช้จ่ายด้านการจัดซื้อมีมากถึงร้อยละ 90 ของรายได้ขององค์กร  นั่นคือการใช้จ่ายจำนวนมาก สถาบันจัดซื้อและซัพพลายแห่งประเทศอังกฤษ (CIPS) เปิดเผยว่า “ องค์กรสามารถใช้จ่ายมากกว่าสองในสามของรายได้ไปกับการจัดซื้อ”

 

พลังนั้นปรากฏตัวในหลายรูปแบบ ด้วยสัญญาของผลตอบแทนทางธุรกิจในอนาคต ฝ่ายจัดซื้อส่วนใหญ่รับผิดชอบในการค้นหาและคัดเลือกผู้ขายรายใหม่ที่มีศักยภาพ เมื่อมีแหล่งรวมของซัพพลายเออร์การจัดซื้อดำเนินการและนำไปสู่กระบวนการเสนอราคาและการคัดเลือกซัพพลายเออร์ซึ่งทำให้ได้รับผลตอบแทนทางธุรกิจสูงสุด

 

จากนั้นฝ่ายจัดซื้อจะนำไปสู่กระบวนการเจรจาต่อรองตามสัญญาซึ่งกำหนดกรอบข้อกำหนดและเงื่อนไขภายใต้ความสัมพันธ์ที่จะได้รับการจัดการ บนพื้นฐานของประสิทธิภาพ ฝ่ายจัดซื้อมักจะมีความสามารถในการกำหนดผลตอบแทนมากหรือน้อยทางธุรกิจ

 

และเมื่อมีการต่ออายุสัญญาหรือเมื่อมีธุรกิจใหม่ฝ่ายจัดซื้อมีความสามารถในการตัดสินใจว่าจะให้ผลตอบแทนกับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ในมือ หรือเปิดกระบวนการเสนอราคาให้กับซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ ได้เช่นเดียวกัน

 

ตลอดกระบวนการทางธุรกิจของการจัดซื้อ พวกเขามีความสามารถในการสร้าง ปลูกฝังและส่งเสริมความสัมพันธ์ในระดับผู้บริหารกับซัพพลายเออร์ซึ่งไม่มีใครในบริษัทของพวกเขาจะมี การมีความสัมพันธ์กับซีอีโอและประธานบริษัทจำนวนมาก ก่อให้เกิดปรากฎการณ์พลังของเครือข่าย

 

ฝ่ายจัดซื้อยังได้พลังงานจากตำแหน่งหน้าที่ของพวกเขา เมื่อองค์กรกำลังมองหาทางลดต้นทุน การปรับปรุงข้อกำหนดและการจัดหาสินค้าที่ลูกค้าของพวกต้องการที่ดีขึ้น

 

ฝ่ายจัดซื้อ

บริษัทจะต้องขอให้ฝ่ายจัดซื้อช่วยลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร เพิ่มกระแสเงินสด สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีขึ้น

 

แต่ยิ่งไปกว่านั้น ฝ่ายจัดซื้อมีความสามารถในการเชื่อมต่อองค์กรกับซัพพลายเออร์ที่ให้ความสามารถและเทคโนโลยีที่เป็นเอกลักษณ์ที่ทำให้องค์กรสามารถสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งได้

 

ความรับผิดชอบ

ด้วยพลังที่ยิ่งใหญ่มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง

 

สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยความเป็นมืออาชีพ ความซื่อสัตย์ และพฤติกรรมที่มีจริยธรรม มีตัวอย่างของการใช้เล่ห์เหลี่ยมในเชิงทุจริตระหว่างเจ้าหน้าที่จัดซื้อกับซัพพลายเออร์ของพวกเขาหลายๆ แบบ  การฉ้อโกง การติดสินบน การขู่กรรโชก ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และการทำธุรกิจที่ไม่เป็นธรรม ซึ่งทั้งหมดเป็นพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้

 

ก่อนอื่นหน่วยงานจัดซื้่อจะต้องปฏิบัติตนอย่างมีคุณธรรมและจริยธรรมโดยไม่มีข้อยกเว้น

 

ความรับผิดชอบของฝ่ายจัดซื้อครอบคลุมถึงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่องค์กรคาดหวังไว้ว่าจะได้รับจากหน่วยงาน การลดต้นทุน การเจรจาเงื่อนไข การจัดหาที่ปลอดภัย การจัดการด้านคุณภาพ การส่งมอบ และการตอบสนองอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพล้วนเป็นจุดมุ่งหมายของฝ่ายจัดซื้อ

 

การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ การปรับใช้ การปรับให้เหมาะสม และความก้าวหน้านั้นคือส่วนหนึ่งในความรับผิดชอบของฝ่ายจัดซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของห่วงโซ่อุประทานดิจิทัลที่เกิดขึ้นใหม่ ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ทำให้แน่ใจว่าองค์กรอยู่ในตำแหน่งที่รองรับความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคตได้

 

นี่รวมไปถึงการพัฒนาทักษะ การฝึกอบรม และการพัฒนาบุคลากร นอกเหนือไปจากกระบวนทัศน์ดั้งเดิมของการเป็นหน่วยงานด้านการทำธุรกรรมแลัว ฝ่ายจัดซื้อต้องก้าวไปสู่การเป็นหน่วยงานทางกลยุทธ์ที่มีมูลค่าสูง นั่นหมายความว่าบุคลากรจะต้องพัฒนาทักษะและมีความสามารถในเชิงกลยุทธ์เพิ่มขึ้น

 

ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบในการตรวจสอบประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ ค่าใช้จ่าย คุณภาพ และการส่งมอบให้เป็นไปตามบรรทัดฐานที่คาดหวังไว้โดยไม่มีข้อยกเว้น ยิ่งไปกว่านั้น ฝ่ายจัดซื้อมีความรับผิดชอบในการร่วมมือกับซัพพลายเออร์เพื่อค้นหา และสร้างโอกาสโดยการส่งมอบความสามารถที่เป็นเอกลักษณ์และเป็นประโยชน์ในการแข่งขันให้กับองค์กร

 

นอกจากนี้ฝ่ายจัดซื้อยังมีความรับผิดชอบต่อซัพพลายเออร์ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทีมจัดซื้อจะต้องดำเนินการและจัดการโปรแกรมด้านการสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (SRM) ให้มีประสิทธิภาพและแข็งแกร่ง

 

ฝ่ายจัดซื้อต้องรับผิดชอบต่อการจัดหาอย่างรับผิดชอบ ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม และการพัฒนาอย่างยั่งยืนเป็นประเด็นสำคัญ และเป็นสิ่งที่ทีมงานจัดซื้อต้องทำ

 

ท้ายสุด ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ในการขายตัวเอง ยังมีองค์กรจำนวนมากที่คิดว่าฝ่ายจัดซื้อเป็นแค่กลุ่มคนที่ทำงานด้านธุรกรรมซึ่งทำหน้าที่สั่งซื้อและโทรติดต่อกับซัพพลายเออร์เท่านั้น แต่ฝ่ายจัดซื้อเป็นมากกว่านั้น มันจึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อที่จะทำให้หน่วยงานอื่นๆ ขององค์กรรับรู้ว่านั่นไม่ได้เป็นเพียงแค่การพูด แต่โดยการส่งมอบคุณค่าเชิงกลยุทธ์และความแตกต่างให้กับหน่วยงานอื่นๆ ขององค์กร

 

พลังที่ยิ่งใหญ่มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง เป็นคำสั่งที่ลึกซึ้ง

 

แต่มันก็เป็นเรื่องจริง และใช้ได้กับฝ่ายจัดซื้อได้เหมือนกันกับไอ้แมงมุม หรือซูเปอร์ฮีโร่อื่นๆ

 

ที่มา: https://www.supplychainbrief.com/2020/procurement/?open-article-id=13776590&article-title=procurement–with-great-power-comes-great-responsibility-&blog-domain=supplychaingamechanger.com&blog-title=supply-chain-game-changer