วิธีทำให้ทุกฝั่งหันมาหนุนหลังฝ่ายจัดซื้อ

ในอาชีพของเรา :ซีพีโอมักฝันว่าจะประสบความสำเร็จแค่ไหนหากธุรกิจทั้งหมดหันมาร่วมหัวจมท้ายกับฝ่ายจัดซื้อในการปฏิบัติตามกฎการใช้จ่าย 100% มีงบประมาณสำหรับการริเริ่มด้านการจัดซื้อมากขึ้น และสามารถทำให้วัฒนธรรมในการคิดถึงต้นทุนกระจายไปทั่วทั้งองค์กร สรุปสั้นๆ ก็คือ การได้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมในการสร้างเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อทำให้งานลุล่วง

แต่มันเป็นเรื่องที่ไม่ง่ายเลย ผู้นำด้านต้นทุนที่ต้องการให้ธุรกิจหันมาร่วมหัวจมท้ายกับฝ่ายจัดซื้อจะทราบว่าทีมผู้นำและผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ มีแนวโน้มที่จะแตกออกเป็น 3 ฝ่าย ที่ประกอบด้วย

* เห็นดีเห็นตามกับฝ่ายจัดซื้อ: คนที่เข้าใจและเห็นคุณค่าในการทำงานกับฝ่ายจัดซื้อและสามารถพร้อมเข้าร่วมความคิดริเริ่มใหม่ๆ ของฝ่ายจัดซื้อ

* เป็นกลาง: ผู้มีส่วนได้เสียที่มีความรู้เกี่ยวกับการจัดซื้อไม่มากนัก หรือไม่เห็นคุณค่าและความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่พวกเขาทำ

* ต่อต้านฝ่ายจัดซื้อ: ผู้มีส่วนได้เสีย (ที่มักมีประสบการณ์ด้านลบเกี่ยวกับการจัดซื้อ) ที่มองว่าการทำงานด้านการจัดซื้อเป็นสิ่งที่น่ารำคาญหรือเป็นตัวขัดขวางการทำงานของพวกเขา

ในทฤษฎีดัชนีชี้วัดความพึงพอใจของลูกค้า ทั้งสามกลุ่มนี้เป็นที่รู้จักกันในชื่อ พอใจและจะบอกต่อ เฉยๆ และไม่พอใจ  มันจึงขึ้นอยู่กับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อว่าจะทำอย่างไรให้รักษาผู้พึงพอใจในฝั่งธุรกิจเอาไว้ แปลงผู้ที่รู้สึกเฉยๆ ให้กลายเป็นผู้ที่พึงพอใจ และพยายามที่จะเปลี่ยนผู้ต่อต้านให้หลายเป็นผู้ที่รู้สึกเฉยๆ  (หากไม่สามารถเปลี่ยนไปเป็นผู้พึงพอใจได้ )

เราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร ด้วยความสามารถในการมองเห็น การศึกษา การสื่อสารที่ดีขึ้น การมุ่งเน้นไปที่การเข้ามามีส่วนร่วมมากกว่าการลงโทษ และแสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่มากกว่าเรื่องของเงินทอง

 

เพิ่มความสามารถในการมองเห็น

หากผู้มีส่วนได้เสียไม่มีความเห็นที่ดีเกี่ยวกับการจัดซื้ออาจเป็นเพราะพวกเขาไม่ได้ตระหนักถึงหน้าที่และวัตถุประสงค์ของมัน เมื่อพวกเขาซื้อบางอย่างเช่นจองตั๋วเที่ยวบินชั้นธุรกิจ ก็มีความเสี่ยงที่พวกเขาจะเริ่มต้นด้วยการใช้เว็บไซต์การจองตั๋วที่พวกเขาชอบใช้แทนที่จะเข้าไปจองผ่านทางพอร์ทัลขององค์กร เพราะพวกเขาไม่รู้ว่ากระบวนการนั้นเป็นอย่างไร

ฝ่ายจัดซื้อสามารถเพิ่มความสามารถในการมองเห็นได้ด้วยการทำการตลาดกับองค์กร ซึ่งนี่อาจเกี่ยวข้องกับการทำแผ่นพับสำหรับตอบคำถามด้านการจัดซื้อทั่วไป (เช่น ฉันจะจองตั๋วเครื่องบินได้อย่างไร) หรืออธิบายถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ใช้แพลตฟอร์มที่หลากหลายในการดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมายของคุณ  ทำอีเมล์แคมเปญ โปสเตอร์ติดผนัง โพสต์บนอินทราเน็ตขององค์กร  จัดมุมให้ข้อมูลในช่วงพักกลางวัน ล้วนแต่เป็นวิธีที่เลือกใช้ได้ตามบริบททางธุรกิจของคุณ การจัดซื้อไม่ใช่หน้าที่ของสำนักงานส่วนหลังอีกต่อไป ดังนั้นทีมงานทั้งหมดควรพยายามลุกจากโต๊ะทำงาน และแวะไปเยี่ยมเยือนผู้มีส่วนได้เสียในทุกส่วนงานรอบอาคาร หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ การเพิ่มความสามารถในการมองเห็น

 

ให้ความรู้แก่คนอื่นๆ

หากคุณลองสุ่มถามเพื่อนร่วมงานที่กำลังเดินอยู่สักคนว่าเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับสิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อทำ คำตอบที่ได้รับกลับมาอาจได้เป็นอย่างที่คุณคากคิดไว้ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญเพิ่มความสามารถในการมองเห็นของคุณ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเริ่มต้นเรื่องพื้นฐานและให้คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยที่สุด: การจัดซื้อคืออะไร

มุ่งเน้นผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ: แสดงให้ผู้คนเห็นว่าการจัดซื้อสามารถบรรลุผลได้อย่างไร แทนที่จะทำอย่างไรให้สำเร็จเพราะไม่มีใครนอกจากฝ่ายจัดซื้อที่สนใจในแง่ “ การจัดการการใช้จ่าย” หรือ“ RFQs” นี่เป็นโอกาสทองในการให้ความรู้แก่คนอื่นๆ เกี่ยวกับความเข้าใจผิดที่พบบ่อยว่าการจัดซื้อเป็นเพียงการประหยัดต้นทุนเท่านั้น สื่อสารให้เห็นถึงคุณค่าที่เกินกว่าเรื่องของต้นทุน เช่น การลดความเสี่ยง ประโยชน์ของการจัดซื้อที่มีต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม มันไม่ใช่แค่เรื่องเงินเท่านั้น

 

พูดภาษาเดียวกับฝั่งธุรกิจ

ผู้มีส่วนได้เสียจะไม่สามารถสนับสนุนฝ่ายจัดซื้อได้หากพวกเขาไม่เข้าใจสิ่งที่เรากำลังพูดถึงอะไร ในขณะที่ศัพท์แสงด้านการจัดซื้อที่ถูกนำมาใช้จะเป็นตัวยุติการพูดคุยกับผู้มีส่วนได้เสียที่ไม่สามารถเข้าใจคำย่อต่างๆ ของคุณได้ทันที ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อควรสามารถพูด:

* ภาษาของการจัดซื้อ: มีประโยชน์สำหรับการสื่อสารภายในฝ่ายจัดซื้อและระบบนิเวศของการจัดการอุปทาน และมีประโยชน์ในงานการประชุมของธุรกิจที่อยู่ในแวดวงเดียวกัน

* ภาษาตามหน้าที่หลักของคนที่คุณทำงานด้วย: หากคุณทำงานกับนักการตลาดหรือวิศวกร คุณควรพูดภาษาของพวกเขาได้ ทำตัวให้เข้ากับคนอื่นๆ ที่มีหน้าที่แตกต่างกันออกไปเพื่อรับเงื่อนไขสำคัญและทำความเข้าใจเกี่ยวการลำดับความสำคัญและข้อกังวลของพวกเขา

* ไม่ว่าบทบาทของคุณจะเป็นอะไร ควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับคำศัพท์ทางการเงิน (ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าคุณมีไหวพริบทางธุรกิจ)

* ที่สำคัญที่สุด ภาษากลางของธุรกิจของคุณ จะขึ้นอยู่กับเป้าหมาย กลุ่มเป้าหมาย และค่านิยมในระดับองค์กร

 

อย่าทำตัวเป็นแค่ตำรวจ

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ผู้ไม่พอใจมักจะต่อต้านฝ่ายจัดซื้อเพราะพวกเขามีประสบการณ์ไม่ดีกับการถูกตรวจสอบเรื่องการใช้จ่าย  พวกเขาอาจใช้เวลาหลายเดือนในการคิดริเริ่มสิ่งที่สำคัญเพียงเพื่อให้เป็นไปตามนโยบายด้านการจัดซื้อ ผู้ไม่พอใจไม่เพียงแค่สร้างความเสียหายให้กับความพยายามของคุณในการแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการจัดซื้อ แต่จะพยายามอย่างเต็มที่ที่จะทำให้งานของคุณล่าช้า

ในขณะที่การรับบทบาทเป็นตำรวจตรวจตราการใช้จ่ายซึ่งต้องไล่ล่าคนที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อที่ไม่ถูกต้องทีละคน เป็นงานที่ใช้เวลานานมากและระหว่างทางอาจสร้างผู้ไม่พอใจที่โกรธแค้นจากการทำงานของคุณเพิ่มขึ้น มุ่งเน้นไปที่การเป็นผู้เปิดใช้งานแทนและใช้เทคโนโลยีด้านการจัดซื้อเพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางปฏิบัติตามนโยบายด้านการจัดซื้อได้ง่ายที่สุด

 

แสดงให้เห็นว่าผู้มีส่วนได้เสียจะได้อะไร

นี่คือการจัดการการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐาน เมื่อพยายามที่จะนำผู้คนเข้ามาร่วมหัวจมท้ายกับฝ่ายจัดซื้อ มันคงไม่น่าดึงดูดใจหากเป็นแค่เพียงการทำให้รู้สึกว่าได้ทำตามหน้าที่ขององค์กรหรือรักในนโยบายที่ดี คุณต้องค้นหาลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ค้นหาสิ่งที่ทำให้พวกเขาตื่นจากพวัง จากนั้นแสดงให้พวกเขาเห็นว่าการจัดซื้อสามารถช่วยแก้ปัญหาความท้าทาย หรือบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการลบต้นทุนออกจากกำไรการลดความเสี่ยงในการทำธุรกิจ หรือทำให้การจองตั๋วเครื่องบินง่ายขึ้น

 

ที่มา: https://blog.una.com/news/business-behind-procurement