ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มีแผนกเฉพาะขึ้นมารับผิดชอบงานด้าน การจัดซื้อ ให้กับองค์กรอยู่แล้วตั้งแต่เรื่องเอกสารไปจนถึงอะไหล่สำหรับฝ่ายซ่อมบำรุงสายการผลิต แล้วทำไมเราถึงเสนอให้พนักงานในส่วนอื่นๆ เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดซื้อด้วย
มาดูกันว่าคุณจะได้ประโยชน์อะไรจากวิธีการนี้ ความเสี่ยงคืออะไร และจะทำให้ความเสี่ยงเหล่านั้นลดน้อยลงได้อย่างไร
เหตุผลที่พนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อต้องมีส่วนร่วม
เมื่อคุณยอมให้พนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อเข้ามามีส่วนร่วมโดยตรงในกระบวนการสั่งซื้อ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณจะได้รับ
- เพิ่มประสิทธิภาพของฝ่ายจัดซื้อ
ฝ่ายจัดซื้อมักจะถูกกระหน่ำด้วยคำถามมากมายจากแผนกอื่นๆ เกี่ยวกับสถานะการสั่งซื้อ วันส่งมอบ รวมถึงการขอเปลี่ยนคำสั่งซื้อ ฯลฯ การมีส่วนร่วมของพนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อสามารถช่วยฝ่ายจัดซื้อลดเวลาในการทำงานที่มีมูลค่าต่ำซ้ำๆ และแม้แต่ในกรณีที่คำสั่งซื้อนั้นต้องการการอนุมัติจากพนักงานจัดซื้อ คุณสามารถลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินงานตามคำสั่งซื้อได้ มันช่วยให้พนักงานจัดซื้อลดเวลาในการชี้แจงเนื้อหาการสั่งซื้อหลายครั้ง และการทำงานซ้ำ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลที่ได้รับจากแผนกอื่นทางอีเมล์หรือระบบภายในเพื่อกรอกเอกสารการสั่งซื้ออีกครั้ง
- จัดซื้อได้อย่างฉลาดขึ้น
เมื่อมีการสั่งซื้อโดยผู้ที่ต้องการสินค้าและบริการเหล่านี้เพื่อใช้ในการทำงานของพวกเขาโดยตรง ก็ทำให้สามารถเลือกซื้อได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น เพราะผู้ใช้ปลายทางมีแนวโน้มที่จะรู้ว่ารุ่นหรือแบรนด์ของสินค้าไหนที่จะใช้ได้นานขึ้นและดีกว่า โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการกลับมาทำงานซ้ำๆ เป็นต้น
- ลดการตีความผิดพลาดและข้อผิดพลาดลง
การตีความผิดพลาดและข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลการสั่งซื้อถูกส่งผ่านจากหลายแผนกก่อนที่จะถึงปลายทาง (ผู้ค้า) นอกจากนี้ พนักงานจัดซื้ออาจมีปัญหาในการทำความเข้าใจลักษณะของสินค้าและวัสดุเฉพาะด้าน การอนุญาตให้พนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อทำคำสั่งซื้อด้วยตนเอง จะทำให้การสั่งซื้อของพวกเขามีความแม่นยำ และได้รับสิ่งที่ตรงตามที่พวกเขาคาดหวังไว้
- รู้จักผู้ค้ามากขึ้น
การทำงานด้าน การจัดซื้อ ร่วมกันช่วยให้พนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อ และซัพพลายเออร์สามารถสื่อสารกันได้โดยตรง ดังนั้นจึงช่วยให้รับคำติชมจากผู้ใช้ปลายทางได้ง่ายและเข้าใจว่าจะต้องปรับปรุงอะไรบ้างด้วยวิธีไหน
สิ่งน่ากลัวของการจัดซื้อได้โดยตรง
อย่างไรก็ตามสิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับแนวคิดในการให้แผนกอื่นๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานด้านการจัดซื้ออาจทำให้เกิดความกังวลในเรื่อง
- อาจทำให้เกิดการซื้อแบบสะเปะสะปะ
ยิ่งมีคนเข้าร่วมในกระบวนการจัดซื้อมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้เกิดการสูญเสียการควบคุมได้ง่ายขึ้น และต้องเผชิญกับการฝ่าฝืนแนวทางและนโยบายของบริษัท รวมถึงการใช้เงินเกินงบประมาณ
- อาจทำให้แผนกอื่นๆ ขาดสมาธิในการทำงานหลัก
พนักงานจากแผนกอื่นๆ อาจขาดสมาธิในการทำงานหลักที่พวกเขารับผิดชอบโดยตรง แล้วไปใช้เวลาและความพยายามในการทำงานด้านการจัดซื้อที่เพิ่มเข้ามา
โชคดีที่เหตุผลเหล่านี้ไม่เพียงพอที่จะทำให้ทิ้งความคิดเกี่ยวกับประโยชน์ที่พนักงานที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อได้รับ ซึ่งการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะเป็นหนึ่งในวิธีการที่จะช่วยลดปัญหาที่เกี่ยวข้องได้
เอาชนะปัญหาด้วยพอร์ทัลด้าน การจัดซื้อ
พอร์ทัลด้านการจัดซื้อถือเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ควรพิจารณา เพราะนอกจากพอร์ทัลจะให้คุณได้รับประโยชน์ต่างๆ แล้ว ยังลดปัญหาที่คุณอาจเจอได้ด้วย โดยการผสมผสานฟังก์ชั่นการทำงานของพอร์ทัลของผู้ค้าและซอฟต์แวร์การจัดซื้อภายในเพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างราบรื่น และควบคุมได้
ควบคุมการซื้อ
เพื่อป้องกันการซื้อแบบสะเปะสะปะ พอร์ทัลด้านการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ใช้กลไกต่างๆ ที่ให้มั่นใจว่ากระบวนการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ และจัดการได้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ตามแนวทางและกฎเกณฑ์เฉพาะของธุรกิจได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อละเมิดการทำงานในขณะที่ทำการสั่งซื้อโดยตรง ตัวอย่างเช่น
- พอร์ทัลอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงซัพพลายเออร์ที่เลือก / แนะนำไว้ ซึ่งได้รับการอนุมัติจากทีมจัดซื้อ
- พอร์ทัลอนุญาตให้พนักงานซื้อตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้เท่านั้น
- พอร์ทัลมีการควบคุมการเข้าถึงตามสิทธิ์แตกต่างกันสำหรับพนักงาน แผนก และสถานที่ต่างกัน
- พอร์ทัลตั้งค่ากระบวนการอนุมัติสำหรับการซื้อทั้งหมดหรือสถานการณ์เฉพาะ (เช่น การซื้อเกินงบ) และแผนกต่างๆ ได้
- พอร์ทัลช่วยให้ผู้ค้าเห็นคำสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วเท่านั้น
- พอร์ทัลยอมให้ตั้งค่าขีดจำกัดการใช้จ่าย และส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการใช้จ่ายเกินงบประมาณทั้งหมดไปให้ฝ่ายจัดซื้อและการเงิน ฯลฯ ได้
สภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่าย ยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง
ระบบติดต่อผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายของพอร์ทัลด้านการจัดซื้อที่ทันสมัยทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายาม เวลา และการฝึกอบรมการใช้งานมากนัก
ความคิดเห็นทิ้งท้าย
อาจเป็นก้าวย่างที่ดีในการอนุญาตให้พนักงานมีส่วนร่วมโดยตรงในงานด้านการจัดซื้อขององค์กรเพื่อให้ การจัดซื้อ และการจัดการห่วงโซ่อุปทานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
พอร์ทัลด้านการจัดซื้อถือเป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับแนวคิดดังกล่าวเพื่อใช้เป็นแนวทางในการป้องกันการละเมิดนโยบายขององค์กรและทำให้การติดตามขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องใช้เวลาและความพยายามมากนัก นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นภาพความต้องการของแต่ละแผนกได้อย่างชัดเจน และหลีกเลี่ยงความสับสนจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนในอนาคตได้
อย่างไรก็ตาม เราก็ไม่ได้หมายความว่าการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์จะเข้ามาแทนที่ฝ่ายจัดซื้อ พนักงานฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดระเบียบและควบคุมกระบวนการจัดซื้อโดยใช้พอร์ทัลเป็นเครื่องมือในการทำงานและทำให้มีเวลาในการมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่มีความสำคัญมากขึ้น (เช่นการจัดหาเชิงกลยุทธ์) รวมถึงหลีกเลี่ยงการทำงานเชิงเทคนิคและการเสียเวลารวบรวมคำสั่งซื้อหลายรายการ ทำให้เห็นถึงความเกี่ยวข้องกัน และการทำงานเป็นส่วนที่โต๊ะให้บริการสำหรับพนักงานในเวลาต่อมา