7 เคล็ดลับของการทำงานร่วมกันในการจัดซื้อ

เรากำลังอยู่ในโหมดทำงานร่วมกันและต้องการร่วมกันซื้อสินค้า เจ้านายของเราต้องการประหยัด ทุกคนต้องการมีเรื่องราวความสำเร็จ รางวัล และเป็นข่าว แล้วเราควรจะเริ่มกันอย่างไร

 

ในความเป็นจริงเมื่อพูดถึงทีมงานจัดซื้อที่มาจากคนละบริษัทที่ถูกบอกให้มาทำงานร่วมกัน พวกเขาจะมีข้อโต้แย้งกันไม่มากก็น้อย ตัวอย่างเช่น:

­

“เราทำได้ดีกว่า” แน่นอนว่าทำไมคุณต้องยอมรับว่าคนอื่นทำสิ่งต่างๆ ได้ดีกว่า

 

“พวกเขามีกระบวนการที่แตกต่างกัน” ทุกอย่างที่พวกเขาทำมีความซับซ้อนและจะทำให้เราทำงานช้าลง

 

“เราไม่มีเวลาพอสำหรับเรื่องนั้น” นี่ไม่ใช่งานที่ฉันรับผิดชอบ ฉันทำงานเยอะอยู่แล้ว และค่าจ้างก็น้อยกว่า แล้วทำไมฉันต้องเสียเวลากับเรื่องนั้นด้วย?

 

เพื่อละลายพฤติกรรมเหล่านี้ ขอแนะนำว่าให้จำไว้ว่าพันธมิตรในการจัดซื้อไม่ได้แตกต่างกัน และพวกเขาทั้งหมดทำตามแนวคิดหลักแบบเดียวกัน

 

ในขั้นตอนก่อนการรวมตัวกัน พันธมิตรจะต้องได้รับการจัดการผ่านการประสานความร่วมมือ ความไว้วางใจ ความสัมพันธ์และการแก้ปัญหาความขัดแย้ง ต่อไปนี้คือ 7 ข้อเสนอแนะเชิงปฏิบัติที่ควรจะนำมาใช้การทำงานร่วมกันในการจัดซื้อได้แก่

 

  1. รวมธุรกิจก่อนแล้วรวมการจัดซื้อ

ความเข้าใจผิดที่สำคัญคือการจัดซื้อสามารถจัดการทุกอย่างได้ด้วยการรวมปริมาณการจัดซื้อและผลประโยชน์ที่จะได้รับ แต่ความเป็นจริงแล้วธุรกิจต้องมาก่อนเพื่อเป็นการประสานพลังกัน แม้ว่าฝ่ายจัดซื้อรู้วิธีการสร้างรายได้จากการทำงานร่วมกัน แต่ไม่ใช่สำหรับคนทางฝั่งธุรกิจที่จะเห็นด้วยในเรื่องข้อกำหนด การสร้างแบรนด์ ประสบการณ์ของลูกค้า ฯลฯ เพราะฉะนั้นฝ่ายจัดซื้อจำเป็นต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าการรวมเป็นพันธมิตรกันจะทำให้สามารถซื้อของได้ในราคาถูกที่สุด

 

  1. รวมวิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์

ความร่วมมือด้านการจัดซื้อจำเป็นต้องมีผู้บริหารหนุนหลัง และสะท้อนให้เห็นในวิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์ของการเป็นพันธมิตร ลำพังแค่ความคิดริเริ่มในการประสานงานกันแบบง่ายๆ ยังใช้ไม่ได้

 

  1. มี KPI ร่วมกัน

เมื่อเราทำตามกลยุทธ์ร่วมกัน เราจำเป็นต้องกำหนด KPI (การประหยัด ประสิทธิภาพ ฯลฯ ) ที่จะรายงานไปยังฝ่ายบริหารของทุกคน และรวมอยู่ในมาตรวัดประสิทธิภาพของแต่ละคนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

 

  1. ประสิทธิภาพในการทำงานผ่านความร่วมมือ

การทำงานร่วมกันควรทำให้ชีวิตง่ายขึ้น การประกวดราคาร่วมกันช่วยประหยัดเวลาและความพยายามเมื่อเทียบกับความหลากหลายของการประมูลแต่ละครั้ง กลยุทธ์การจัดซื้อแบบร่วมมือกันช่วยทำให้กลยุทธ์ของแต่ละองค์กรให้ดีขึ้น รูปแบบการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพทำให้คนที่ดีที่สุดของพันธมิตรทำงานที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน

 

  1. กระบวนการและแม่แบบมาตรฐาน

คุณจะต้องมีกำหนดมาตรฐานของบางขั้นตอน มาตรวัด และเอกสารว่าจะเป็นแบบง่ายๆ เหมือนการกำหนด  KPI หรือซับซ้อนเหมือนแผนผังของหมวดหมู่  การประกวดราคาร่วมกันจะต้องได้รับการยอมรับจากหน่วยงานกำกับดูแลแต่ละแห่ง ดังนั้นคณะกรรมการประกวดราคาของคุณต้องการทบทวนการประเมินมาตรฐานที่คุ้นเคย เมื่อสมาชิกพันธมิตรหาซัพพลายเออร์ที่จะมาทำสัญญาก็จะได้ซัพพลายเออร์ที่ดีมีมาตรฐาน

 

  1. ติดต่อสื่อสารกัน

คุณจะต้องสื่อสารกันมากๆ ดังนั้นจึงต้องสร้างช่องทางสำหรับติดต่อกับชุมชน (เช่น Microsoft Team, SharePoint, เครื่องมือสำหรับทำโครงการร่วมกัน เป็นต้น) คุณจำเป็นต้องจัดการกับการสื่อสารในในแต่ละวันที่มีความแตกต่างกันไป ไม่เช่นนั้นอีเมลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากมายจากพันธมิตรจะท่วมเมลบ็อกซ์ของคุณอย่างรวดเร็ว

 

การสื่อสารอย่างกว้างขวาง สร้างจิตสำนึก และนำไปสู่การยอมรับอย่างค่อยเป็นค่อยไป และเปลี่ยนผู้เริ่มกลุ่มแรกให้กลายเป็นแชมป์ด้านการเปลี่ยนแปลง โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณต้องการประสบความสำเร็จ คุณจะต้องมีการจัดการการเปลี่ยนแปลง

 

  1. เปิดโอกาสไว้เสมอ

อย่าปิดโอกาสสำหรับคนที่ไม่ต้องการเข้าร่วมในช่วงแรก ต้องทำให้พวกเขารู้ว่ามีโอกาสที่จะเข้าร่วมได้เสมอ พวกเขาจะเฝ้าดู และไม่ช้าก็เร็วจะตัดสินใจเข้าร่วมเมื่อพบว่มันมีประโยชน์

 

ที่มา: https://www.cips.org/en/supply-management/opinion/2018/september/seven-tips-on-collaboration-in-procurement/